Erasmus pour études terminées (SMS - actions KA131 et KA171)

 L’accès à la mobilité suppose l'inscription – pour l'année académique de référence de la mobilité – à l'un des cycles d'études suivants à l’Università per Stranieri : 

• Cours de licence (bachelor)
• Cours de master
• Programme de doctorat
• Master universitaire

Les appels à candidature précisent exactement les catégories de bénéficiaires, en indiquant d’éventuelles exclusions ou limitations.

Il est possible d’activer deux types distincts de mobilité :

1. la mobilité Erasmus dite “Long mobility” d’une durée minimale de 2 mois (60 jours) et maximale de 12 mois (360 jours). À l’Università per Stranieri di Perugia, cette modalité est accessible à toutes les catégories de bénéficiaires
2. la mobilité Erasmus dite “Short mobility” d’une durée minimale de 5 jours et maximale de 30 jours. À l’Università per Stranieri di Perugia, cette modalité est généralement réservée uniquement aux doctorants

Les appels à candidature précisent si l’une ou les deux modalités décrites sont effectivement activables.

Les activités que vous pourrez réaliser en mobilité devront être strictement liées aux objectifs pédagogiques de votre parcours d'études. Dans ces limites, et en parfaite cohérence avec ce qui sera établi dans votre Learning Agreement, durant la mobilité Erasmus à des fins d’études auprès de l’établissement d’accueil, vous pourrez :

• suivre les cours et passer les examens et épreuves prévus par le programme d’études de l’établissement d’accueil
• effectuer des activités liées à la rédaction du mémoire de licence
• mener des activités de recherche nécessaires à la rédaction de la thèse de doctorat
• réaliser une mobilité combinée continue (études + stage et/ou recherche pour le mémoire). Dans ce cas, les activités doivent être complémentaires à l’activité d’étude et supervisées par l’établissement d’accueil

Il est possible que, pour accéder aux activités mentionnées ci-dessus, l’université d’accueil exige la possession de certaines compétences linguistiques. 

Compte tenu de l’importance de réaliser une mobilité internationale de qualité, visant à la participation aux activités de l’établissement d’accueil, il ne vous sera pas permis, pendant la période de mobilité, sous peine d’annulation de la mobilité et restitution de la bourse : 

• de suivre des cours et de passer des examens à l’Università per Stranieri di Perugia
• de soutenir une soutenance de diplôme à l’Università per Stranieri di Perugia

Les pays dans lesquels il est possible d'effectuer une période de mobilité ainsi que les universités d'accueil spécifiques sont explicitement indiqués dans chaque Appel à candidatures ou Avis et dans l'application ProErasmus correspondante. Il n'est pas possible d'effectuer une mobilité vers des pays ou des destinations différents de ceux prévus.

Actuellement, pour les Appels et Avis relatifs à l'action KA131, les pays de destination possibles sont :

• Pays du programme, comprenant : les États membres de l'Union européenne, les pays de l'Espace économique européen (Islande, Liechtenstein, Norvège), les pays candidats à l'adhésion à l'UE (Turquie, Serbie et République de Macédoine du Nord)

• Pays partenaires, dont la liste détaillée est accessible au lien suivant.

  Pays partenaires

En revanche, pour les Appels et Avis relatifs à l'action KA171, les pays de destination actuellement disponibles sont :

• Ouzbékistan
• Sénégal
• Monténégro
• Kosovo
• Albanie

L’attribution d’un flux de mobilité s’accompagne généralement d’une bourse de soutien. Le montant de cette bourse dépend d’un grand nombre de variables (notamment : distance kilométrique, pays de destination, mode de voyage, situations de moindre opportunité), et se compose normalement des éléments suivants :

• d’une contribution principale financée par des fonds de l’Union européenne
• d’une contribution complémentaire sur fonds de l’Union européenne destinée aux étudiants en situation de « moindre opportunité »
• d’une contribution additionnelle sur fonds de l’université
• d’autres contributions sur fonds du ministère de l’université et de la recherche
• d’autres contributions sur fonds de l’agence pour le droit aux études universitaires de l’Ombrie

Une estimation plus précise des contributions est disponible dans les Appels à candidatures pour la mobilité, mais même dans ces documents, il n’est parfois pas possible d’indiquer le montant de certaines contributions dont les fonds ne deviennent disponibles qu’après l’approbation de l’Appel.

À titre indicatif, il est utile de savoir concernant la contribution principale :

• que la contribution sur fonds de l’Union européenne est généralement versée, à hauteur de 80 % du montant total, à l’arrivée dans le pays de destination, et le solde à ton retour ;
• que pour les mobilités relevant du dispositif KA131 (le programme de mobilité ordinaire), les montants pour une mobilité de type « long » peuvent aller :
  • pour le voyage, d’un minimum de 28,00 à un maximum de 1 735,00 euros
  • pour le séjour, d’un minimum de 350,00 à un maximum de 400,00 euros mensuels
• que pour les mobilités relevant du dispositif KA171, les montants pour une mobilité de type « long » peuvent aller :
  • pour le voyage, d’un minimum de 28,00 à un maximum de 1 735,00 euros
  • pour le séjour, d’un minimum de 700,00 à un maximum de 900,00 euros mensuels

Les mobilités Erasmus+ dans le cadre de l’action KA131 (c’est-à-dire l’instrument de mobilité ordinaire) sont promues par l’Université suivant différents cycles temporels, correspondant aux cycles de financement européens. Actuellement :

• une série de mobilités ont été attribuées et sont en cours ; elles devront se terminer avant le 30 septembre 2026 (Appel 2025)
• les nouvelles mobilités de l’Appel 2026 devront se dérouler entre le 1er juin 2026 et le 30 septembre 2027

Les mobilités Erasmus+ dans le cadre de l’action KA171 se réfèrent à la période de validité triennale de l’accord correspondant (aa.aa. 2024/25 - 2025/26 - 2026/27) et sont organisées par les différents Départements au cours de l’année de référence, année durant laquelle elles doivent impérativement se conclure au plus tard le 30 septembre.

Chaque mobilité doit également s’adapter au calendrier académique de l’université d’accueil

Pour l'attribution de chaque type de mobilité, une sélection est nécessaire. À cet effet :

• l'Università per Stranieri di Perugia publie, pour chaque type de mobilité, un Appel à candidatures invitant les personnes intéressées à soumettre leur demande via la plateforme ProErasmus, dans un délai prédéfini
• une commission évalue les candidatures et établit un classement de mérite, qui est ensuite approuvé par le Recteur par décision officielle attribuant les destinations demandées

Ce n'est que si le nombre d'attributions est inférieur aux fonds disponibles que l'Università per Stranieri publie généralement un Avis supplémentaire qui prend en compte l'ordre de réception des candidatures éligibles, entraînant l'attribution immédiate du flux de mobilité et de la bourse correspondante, dans la limite des fonds disponibles. 

La première étape consiste à identifier votre destination de mobilité parmi celles proposées par l’Université. Il s'agit d'une démarche à effectuer bien avant la date limite fixée par l'appel à candidatures, et que vous pouvez utilement entreprendre même avant la publication de l’appel.

Lors de cette phase, vous devrez porter une attention particulière à vérifier :

• que vous répondez aux exigences linguistiques demandées par l’université d’accueil choisie
• que votre parcours universitaire correspond aux critères requis par l’institution d’accueil
• que l’offre de formation proposée par l’université d’accueil est cohérente avec les objectifs pédagogiques de votre cursus, afin que vous puissiez sélectionner des activités académiques appropriées.

Les informations nécessaires sont :

• généralement disponibles sur le site web des universités internationales, dans la section dédiée à la mobilité incoming Erasmus+
• autrement, elles peuvent être obtenues par correspondance avec les référents Erasmus de l’université internationale, dont les contacts sont généralement disponibles sur la plateforme ProErasmus ou sur le site web de l’université internationale.

Chaque université internationale fixe des exigences linguistiques que les étudiants entrants doivent satisfaire pour pouvoir effectuer une mobilité. Il est donc nécessaire de vérifier (sur les pages web de l’université d’accueil ou en contactant leur référent Erasmus) :

• quelle est la langue d’enseignement utilisée par l’université d’accueil
• quel est le niveau minimum requis
• si une certification officielle ou toute autre attestation ou preuve de connaissance linguistique est demandée

L'université que tu as choisie peut te demander, au moment de la candidature, defournir :

1. un certificat linguistique officiel, en précisant éventuellement les organismes de délivrance acceptés
2. un test OLS : il s'agit d'un test de compétence linguistique basé sur une plateforme communautaire appelée Online Language Support. Pour y accéder, le candidat doit s'inscrire de façon autonome sur le portail EU ACADEMY – OLS (lien) ; à l’issue du test, une attestation au format PDF indiquant le niveau atteint est délivrée ; il suffit donc d’envoyer le résultat du test OLS à l’université partenaire
3. proficiency form : il s’agit d’un document qui peut être délivré par l’Università per Stranieri di Perugia, à la suite d’un test avec l’enseignant et/ou le lecteur de la langue concernée (actuellement disponibles pour l’anglais et l’espagnol). Tu devras en faire la demande par email à l’équipe Erasmus en précisant :
   1. la langue d’enseignement pour laquelle l’attestation est demandée
   2. le niveau linguistique minimum exigé par l’université d’accueil
   3. la date limite fixée par l’université d’accueil pour l’envoi de l’attestation

Avant de participer à la sélection, vous devez avoir déjà finalisé votre proposition de formation. En effet, une proposition de formation distincte est requise pour chacune des destinations de mobilité qui vous intéressent.

Pour élaborer votre proposition de formation, vous devrez utiliser l’application ProErasmus, qui vous demandera de saisir les informations obligatoires suivantes, étape par étape :

• les motivations, liées à votre parcours académique, qui vous poussent à choisir cette destination
• les compétences linguistiques que vous possédez par rapport à celles exigées par l’université d’accueil choisie
• le semestre au cours duquel vous souhaitez effectuer votre mobilité
• la durée souhaitée de la mobilité, en mois (ou en jours dans le cas des short mobilities)
• la liste des activités de formation que vous souhaitez entreprendre auprès de l’université d’accueil, avec l’indication des crédits correspondants
• le lien hypertexte – URL – vers les pages web de l’université d’accueil où sont disponibles les descriptions de l’offre de formation et d’autres éléments utiles à l’évaluation de la proposition de formation soumise.

Votre proposition de formation sera examinée par votre tuteur de mobilité, qui – dans le respect des délais indiqués dans l’Appel à candidatures – pourra :

1. l’approuver, vous permettant ainsi de poursuivre avec la soumission de votre candidature pour cette destination spécifique
2. en demander la modification
3. la rejeter de manière motivée ; dans ce cas, vous pourrez en préparer une nouvelle si vous le souhaitez

N’oubliez pas que pour chaque destination, une proposition de formation distincte validée par votre tuteur est requise.

Vous pouvez soumettre une candidature pour un Appel ou un Avis de mobilité via l’application ProErasmus, à laquelle vous pourrez accéder en utilisant vos identifiants institutionnels de l’Université. 

Une fois dans l’espace dédié de ProErasmus :

• vous pourrez sélectionner une ou plusieurs des propositions de formation validées par votre tuteur, en autorisant l’envoi de la candidature
• vous recevrez un e-mail confirmant la bonne finalisation du processus
• vous recevrez également un e-mail à la fin de la procédure de sélection, vous informant du résultat de votre candidature

Accéder à ProErasmus

Le Service Erasmus et mobilité internationale informera, immédiatement après l’attribution de la mobilité à votre faveur, l’Université d’accueil (dite « nomination »). De cette manière, l’Université où vous effectuerez votre mobilité sera informée de tous les éléments utiles (vos données personnelles, la période de mobilité, etc.).

À ce stade :

• les universités les plus organisées vous enverront rapidement une communication par e-mail en vous fournissant les informations nécessaires pour évaluer si vous souhaitez accepter ou non votre mobilité (procédure dite d’« application »), qui prévoit normalement un formulaire de candidature, la demande d’une pièce d’identité, et d’autres documents. L’élément le plus important de l’application est toutefois le Learning Agreement, dont nous vous parlerons dans le paragraphe suivant
• il se peut cependant que vous ne receviez aucune communication. Dans ce cas, vous devrez vous renseigner directement auprès de l’Université d’accueil sur la procédure d’« application » et y donner suite

Le résultat habituel de la procédure d’application est l’obtention d’une lettre d’acceptation. Cependant, il peut arriver que, pour des documents insuffisants, le non-respect des délais, ou tout simplement des difficultés imprévues rencontrées par l’université d’accueil, la procédure d’application ait une issue négative. Si cela se produit sans que vous en soyez responsable, vous aurez droit d’accéder à une nouvelle destination, uniquement dans le cas où vous en auriez proposé une et si celle-ci a été validée par la commission.

Après l’obtention de l’attribution d’une mobilité, il est indispensable que votre projet de formation soit partagé et accepté par l’université d’accueil via la finalisation d’un Learning Agreement, qui définit le programme d’études à suivre à l’étranger en garantissant la reconnaissance des crédits (ECTS) obtenus.

Pour ce faire, vous devez :

1. vérifier à nouveau que l’offre de formation de l’université choisie corresponde toujours aux activités indiquées dans votre projet de formation validé. En cas de modifications, vous pourrez adapter votre Learning Agreement dans la mesure du nécessaire, tout en restant fidèle au projet initial ;
2. télécharger, remplir, signer et enregistrer au format .pdf le modèle Learning Agreement Before the Mobility
3. le charger ensuite sur ProErasmus en accédant à la Phase B et, par la suite, en sélectionnant depuis le menu déroulant le document intitulé "LA erasmus before the mobility" ; compléter ensuite les champs requis et autoriser l’envoi à votre tuteur de mobilité ainsi qu’au délégué du Recteur pour le programme Erasmus+ et la mobilité internationale ;
4. attendre la notification par e-mail du résultat de l’évaluation du document, qui, en cas d’issue positive, vous permettra alternativement :
   1. si l’université d’accueil prévoit l’utilisation de la OLA, d’accéder à la plateforme et de reporter les contenus de votre Learning Agreement validé ;
   2. si l’université d’accueil n’utilise pas la OLA ou demande la validation du formulaire papier, vous devrez en informer le Service Erasmus à l’adresse erasmus@unistrapg.it afin qu’il soumette le document précédemment chargé sur ProErasmus à la signature du délégué du Recteur pour le Programme Erasmus+. Il vous reviendra ensuite de transmettre le document à l’université de destination pour qu’il soit signé par la personne compétente et renvoyé au Service Erasmus et Mobilité internationale.

Le Learning Agreement est l’élément le plus important de la procédure d’admission auprès de l’université d’accueil, mais sa signature ne remplace pas la lettre d’acceptation, qui reste l’élément essentiel afin de pouvoir conclure l’accord financier avec l’Università per Stranieri di Perugia et ainsi percevoir la bourse de mobilité.

Une fois le Learning Agreement finalisé, tu auras accès, via l’application ProErasmus, à la compilation de l'accord financier de mobilité, indispensable pour pouvoir recevoir la bourse de mobilité.

Tu devras donc :

1. accéder dans ProErasmus à l’Étape D « Gestion de la mobilité », puis à la Fonction C « accord financier »
2. saisir dans l’assistant les informations requises (type de voyage – ordinaire ou vert – et coordonnées bancaires), puis lancer l’envoi au Service Erasmus et mobilité internationale
3. attendre une notification par e-mail confirmant la validation formelle de l’accord
4. télécharger, signer et téléverser l’accord via la procédure, puis activer l’envoi au représentant légal de l’Université pour la signature
5. attendre une notification par e-mail confirmant la finalisation de l’accord financier

Une fois le Learning Agreement et l’accord financier finalisés, il est dans votre intérêt de procéder dès que possible :

• à vérifier les services d’assistance sanitaire à l’étranger, en souscrivant une assurance si nécessaire ;
• à vérifier les procédures d’entrée et d’inscription dans le pays d’accueil (par exemple, visa d’entrée pour les étudiants non communautaires) ;
• à rechercher un logement (en utilisant éventuellement les services proposés par l’université d’accueil) ;
• à acheter votre billet de voyage.

Veuillez noter que chaque université organise généralement, au début du semestre, un événement d’accueil et d’orientation pour les étudiants Erasmus+. Veillez donc à arriver à destination à temps pour participer à cet événement ou à tout autre événement signalé par l’université d’accueil.

À votre arrivée à l'université d'accueil, il est de votre responsabilité de vous présenter immédiatement pour un premier entretien avec les référents de l’institution d’accueil (généralement auprès du bureau Erasmus et/ou des relations internationales) afin d’obtenir le Certificat d’arrivée et d’enregistrement.

La date indiquée sur le certificat déterminera le début du calcul de la bourse qui vous sera versée. À cette fin, vous devrez envoyer rapidement par e-mail à erasmus@unistrapg.it un scan du certificat.

Certificat d’arrivée et d’enregistrement

Il peut arriver qu'au cours de votre mobilité, pour diverses raisons, vous estimiez nécessaire de modifier votre Learning Agreement. Cela n'est possible que dans les 30 premiers jours suivant la date de début de votre mobilité.

Pour ce faire, vous devez :

1. prendre contact de manière informelle avec votre tuteur de mobilité ainsi qu'avec le référent Erasmus de l'université d'accueil, afin de vous assurer de la pertinence de votre démarche ;
2. télécharger, remplir, signer et sauvegarder au format .pdf le modèle Learning Agreement During the Mobility
3. le charger dans ProErasmus en accédant à la Phase B et en sélectionnant dans le menu déroulant le document intitulé "LA erasmus during the mobility"
4. compléter les champs obligatoires et autoriser l’envoi du document à votre tuteur de mobilité ainsi qu'au délégué du Recteur pour le programme Erasmus+ et la mobilité internationale
5. attendre la communication, par e-mail, du résultat de l’évaluation du document ; si l’évaluation est positive, vous pourrez choisir, selon le cas :
   1. si l'université d'accueil prévoit l’utilisation de OLA, d'accéder à la plateforme et de saisir le contenu de votre proposition de Learning Agreement During the Mobility approuvée
   2. si l'université d'accueil ne prévoit pas l’utilisation d’OLA ou demande l’approbation du modèle papier, vous devrez en informer le service Erasmus à l'adresse erasmus@unistrapg.it afin qu’il procède à la transmission du document que vous avez préalablement chargé sur ProErasmus à la signature du délégué du Recteur au programme Erasmus+. Il vous incombera ensuite de transmettre le document à l'université de destination pour qu'il soit signé par la personne compétente et renvoyé au Service Erasmus et Mobilité internationale.

La demande de prolongation doit être soumise au moins 30 jours avant la date de fin initialement prévue. Uniquement dans le cas d’une deuxième prolongation, ce délai est réduit à 15 jours.

Pour ce faire, tu devras :

• prendre contact de manière informelle avec ton tuteur de mobilité ainsi qu’avec le référent Erasmus de l’université d’accueil, afin de t’assurer de la pertinence de ta démarche
• télécharger, compléter, signer et enregistrer au format .pdf le formulaire de demande de prolongation. Ce n’est que si tu souhaites ajouter de nouvelles activités de formation pendant la période de prolongation demandée que tu devras joindre à la demande de prolongation susmentionnée la proposition d’un Learning Agreement During the Mobility (dans un seul fichier .pdf comprenant à la fois la demande de prolongation et le LA During the Mobility)
• la télécharger sur ProErasmus en accédant à la Phase B et en sélectionnant dans le menu déroulant le document intitulé "prolongation mobilità erasmus"
• remplir les champs obligatoires et, enfin, autoriser l’envoi à ton tuteur de mobilité et au délégué du Recteur pour le programme Erasmus+ et la mobilité internationale
• attendre la notification par e-mail de l’issue de l’évaluation du document ; en cas de réponse positive, tu recevras à ton adresse e-mail institutionnelle le document intitulé "demande de prolongation" déjà signé par le délégué du Recteur pour le programme Erasmus+
• il te reviendra ensuite de transmettre le document à l’université d’accueil, afin qu’il soit signé par la personne compétente et renvoyé au Service Erasmus et mobilité internationale

À la fin de ta période de mobilité, tu devras :

• demander et obtenir avant ton départ le Certificat final de mobilité. Sans ce certificat, il ne sera pas possible de reconnaître la validité de ta mobilité et tu devras restituer les sommes perçues. Ce document :
  • doit être signé et, si possible, tamponné par le référent de la mobilité de l'institution d'accueil ;
  • doit indiquer les dates effectives de début et de fin de la mobilité
• demander et obtenir avant ton départ le Transcript of Records. Il s'agit du document par lequel l'université d'accueil atteste les activités que tu as réalisées durant la mobilité. Sans ce certificat, il ne sera pas possible de reconnaître les activités effectuées.
• procéder à la complétion du questionnaire en ligne appelé “EU SURVEY”. Le jour prévu de ton départ, tu recevras une communication depuis la plateforme Beneficiary Module, contenant le lien vers le formulaire. Après avoir rempli le questionnaire, tu recevras par e-mail une copie pdf du document.

Ces documents devront être téléchargés sur l’application ProErasmus, dans la section dédiée à la gestion et au rapport de la mobilité (Fonction D).

Uniquement si l’université d’accueil n’est pas en mesure de te remettre les documents en version papier avant ton départ, il sera possible de les obtenir ultérieurement, y compris par envoi direct par courrier électronique au Service Erasmus et Mobilité internationale de l’Università per Stranieri di Perugia, à l’adresse e-mail erasmus@unistrapg.it.

Certificat final de mobilité

IMPORTANT : si l’appel à candidatures prévoit le remboursement des jours de voyage, tu devras envoyer par e-mail à erasmus@unistrapg.it le formulaire suivant, en joignant la copie des justificatifs de voyage et la copie d’une pièce d’identité.

Déclaration de voyage

Le Transcript of Records délivré par l’université d’accueil constitue la base indispensable pour pouvoir procéder à la demande de validation des activités réalisées en mobilité. À cette fin, vous devrez :

• télécharger et remplir le formulaire ci-dessous
• le signer, le convertir au format .dft et le télécharger sur ProErasmus (Phase C - Fonction E)
• attendre l’issue de l’évaluation effectuée par le délégué du Recteur pour le Programme Erasmus+ qui entraînera – en cas d’avis favorable – l’enregistrement dans votre parcours étudiant des activités validées

Formulaire de demande finale de validation des activités réalisées en mobilité

Chaque Département désigne pour chaque Cours un enseignant référent ayant le titre de « tuteur de mobilité », chargé de :

• la coordination, au sein du Cours concerné, des activités liées aux programmes de mobilité
• l’orientation concernant l’offre d’enseignement et de formation des organismes d’accueil
• l’assistance dans la préparation du plan des activités académiques ou de formation à réaliser auprès de l’organisme d’accueil

Liste des tuteurs de mobilité

Généralement, le personnel du Service Erasmus et Mobilité internationale, en collaboration avec le délégué du recteur pour la mobilité, organise :

1. un séminaire principalement destiné aux nouveaux inscrits, consacré à la présentation des opportunités de mobilité internationale proposées par l'Université pour étrangers de Pérouse
2. des séminaires consacrés à la présentation des appels à la mobilité
3. un séminaire d’orientation destiné aux bénéficiaires des bourses de mobilité Erasmus, au cours duquel sont expliquées toutes les étapes à suivre pour la bonne réalisation des procédures de candidature et la validation de l’OLA/Learning Agreement
4. un séminaire d’orientation avant le départ (check), au cours duquel sont présentées toutes les étapes pour organiser et gérer correctement les procédures liées à la mobilité et l’utilisation de la documentation correspondante

La date des séminaires est communiquée aux étudiants par e-mail.

Le soutien linguistique en ligne (Online Linguistic Support, OLS) est un outil conçu pour aider les participants au programme Erasmus+ à améliorer leur maîtrise de la langue dans laquelle ils étudieront à l’étranger, afin de tirer le meilleur parti de cette expérience.

Les participants qui souhaitent améliorer leurs compétences linguistiques peuvent suivre des cours de langue en ligne avant et pendant leur séjour à l’étranger.

L’accès au cours de langue comprend un large éventail d’activités interactives et personnalisées. Les participants peuvent suivre des cours de langue dans l’une des langues disponibles sur le service de soutien linguistique, sans aucune limitation quant au nombre de langues ou d’unités d’étude.