L'Université utilise un système d'intelligence artificielle pour faciliter la classification des communications reçues via la Poste Électronique Certifiée et gérées à travers le système documentaire Titulus.
Le système analyse les informations nécessaires de la communication, y compris l'objet et, si besoin, le contenu des pièces jointes, en les comparant aux compétences des structures organisationnelles de l’Université telles que définies dans le répertoire des fonctions.
L’intelligence artificielle propose une structure potentiellement compétente et attribue à la classification un niveau de confiance.
Les cas incertains, ceux qui n’atteignent pas le seuil de confiance requis ainsi que les communications identifiées comme potentiellement confidentielles ou sensibles, sont soumis à une vérification humaine. Le système est conçu selon un principe de supervision humaine et de gestion prudente des situations douteuses.
Le service d’intelligence artificielle est utilisé avec la configuration Zero Data Retention (ZDR), afin d’éviter toute conservation par le fournisseur des contenus transmis via l’API au-delà de ce qui est strictement nécessaire pour le traitement demandé.
L’intelligence artificielle a pour fonction de soutenir la gestion documentaire et ne remplace pas les responsabilités administratives des structures et du personnel de l’Université.
Dans la phase expérimentale actuelle, le système ne formule que des propositions et ne procède pas de manière autonome au tri des documents