L'Università utilizza un sistema di intelligenza artificiale a supporto della classificazione delle comunicazioni ricevute tramite Posta Elettronica Certificata e gestite attraverso il sistema documentale Titulus.
Il sistema analizza le informazioni necessarie della comunicazione, compresi l'oggetto e, ove necessario, il contenuto degli allegati, confrontandole con le competenze delle strutture organizzative dell'Ateneo risultanti dal mansionario.
L'intelligenza artificiale formula una proposta relativa alla struttura potenzialmente competente e attribuisce alla classificazione un livello di confidenza.
I casi incerti, quelli che non raggiungono la soglia di confidenza prevista e le comunicazioni individuate come potenzialmente riservate o sensibili sono sottoposti a verifica umana. Il sistema è progettato secondo un criterio di supervisione umana e gestione prudenziale dei casi dubbi.
Il servizio di intelligenza artificiale è utilizzato con configurazione Zero Data Retention (ZDR), finalizzata a evitare la conservazione da parte del fornitore dei contenuti trasmessi mediante API oltre quanto previsto per l'elaborazione richiesta.
L'intelligenza artificiale svolge una funzione di supporto alla gestione documentale e non sostituisce le responsabilità amministrative delle strutture e del personale dell'Ateneo.
Nell'attuale fase sperimentale il sistema formula esclusivamente proposte e non effettua autonomamente lo smistamento dei documenti