Les étudiants et étudiantes de l'Université pour Stranieri de Pérouse inscrits à un cursus de licence, de master ou de doctorat peuvent effectuer une période de stage/formation pratique au sein d'une entreprise, d'une université, d'un centre de recherche ou de formation, d'un organisme ou d'un institut (à l'exception des institutions européennes ou des organisations gérant des programmes européens) dans l’un des pays énumérés dans l’Appel à candidatures, grâce à l’action Erasmus+ SMT (Mobilité de stage) du programme Erasmus+, bénéficiant ainsi d’une aide financière.
La mobilité Erasmus+ SMT : qui, où, comment et quand
L'accès à la mobilité suppose l'inscription, pour l'année académique de référence pendant laquelle la mobilité est réalisée, aux cycles d'études suivants auprès de l'Università per Stranieri :
- premier cycle (licence)
- master (deuxième cycle)
- doctorat
Le stage peut être effectué dans les douze mois suivant l'obtention du diplôme, à condition que la candidature soit déposée avant la date d'obtention du diplôme.
Il est possible d’activer deux types distincts de mobilité :
- la mobilité Erasmus dite “Long mobility” a une durée minimale de 2 mois (60 jours) et maximale de 12 mois (360 jours). À l’Université pour étrangers de Pérouse, ce type de mobilité est ouvert à toutes les catégories de bénéficiaires.
- la mobilité Erasmus dite “Short mobility” a une durée minimale de 5 jours et maximale de 30 jours. À l’Université pour étrangers de Pérouse, ce type de mobilité est réservé uniquement aux doctorants.
Les activités que vous pourrez réaliser en mobilité devront être strictement liées aux objectifs pédagogiques de votre parcours d’études. Dans ces limites, et en pleine cohérence avec ce qui sera prévu par votre Learning Agreement, durant la mobilité Erasmus à des fins de stage, il vous sera possible d’effectuer :
- un stage curriculaire
- un stage volontaire ou post-diplôme
Compte tenu de l’importance d’effectuer une mobilité internationale de qualité, visant à mener vos activités auprès de l’organisme d’accueil, il ne vous sera pas permis, sous peine d’annulation de la mobilité avec restitution de la bourse de mobilité :
- de suivre des cours et de passer des examens à l’Università per Stranieri di Perugia
- d’obtenir votre diplôme à l’Università per Stranieri di Perugia
Les pays où il est possible d’effectuer une période de mobilité sont spécifiquement indiqués dans chaque Appel à sélection.Il n’est pas possible d’effectuer une mobilité dans des pays ou auprès de destinations différents.
Actuellement, pour les Appels et Avis relatifs à l’action KA131, les pays de destination possibles sont :
- Les pays du Programme, qui incluent : les États membres de l’Union européenne, les pays de l’Espace économique européen (Islande, Liechtenstein, Norvège), les pays candidats à l’adhésion à l’UE (Turquie, Serbie et République de Macédoine du Nord)
- Les pays partenaires, dont la liste détaillée est disponible à l’adresse suivante : https://erasmus-plus.ec.europa.eu/programme-guide/part-a/eligible-countries
L’attribution d’un flux de mobilité est généralement accompagnée d’une bourse de soutien. Le montant de cette bourse est soumis à de nombreuses variables (notamment : distance kilométrique, pays de destination, mode de transport, situation de moins d’opportunités), et se compose normalement de la somme :
- d’une contribution principale financée par des fonds de l’Union européenne
- d’une contribution supplémentaire sur des fonds de l’Union européenne destinée aux étudiants en situation de "moins d’opportunités"
- d’autres contributions sur des fonds du Ministère de l’Université et de la Recherche
- d’autres contributions sur des fonds de l’Agenzia per il diritto allo studio universitario dell’Umbria
Le calcul exact des montants des contributions figure dans les appels à candidatures pour la mobilité.
À titre indicatif, il est utile de savoir concernant la contribution principale :
- en règle générale, la contribution sur fonds de l’Union européenne t’est versée à 80% du montant total à ton arrivée sur place, le solde étant réglé à ton retour ;
- pour les mobilités de type "long", les montants peuvent varier :
- pour le voyage, de 28,00 à 1 735,00 euros
- pour le séjour, de 500,00 à 550,00 euros par mois
Les périodes admissibles pour la réalisation de la mobilité Erasmus+ SMT sont définies dans les appels/avis de sélection.
Quelles sont les démarches à suivre pour activer une mobilité ?
Pour l’attribution de chaque type de mobilité, une procédure de sélection est nécessaire. À cet effet :
- l’Università per Stranieri di Perugia publie chaque année un appel à candidatures invitant les personnes intéressées à soumettre leur dossier via la plateforme ProErasmus avant une date limite fixée
- une commission évalue les candidatures et établit un classement par mérite, qui est ensuite approuvé par le Recteur par acte formel attribuant les destinations demandées
La première étape consiste à trouver de manière autonome une organisation disposée à vous accueillir comme stagiaire, généralement par des contacts directs via courriel institutionnel. Les critères spécifiques concernant le type d’organisme d’accueil admissible sont détaillés dans les Appels/Annonces de sélection.
Une fois que vous avez identifié une destination d’intérêt et obtenu la confirmation de l’accueil pour le stage, il sera nécessaire d’obtenir une lettre d’acceptation. Un modèle type à utiliser à cette fin est disponible ci-dessous.
Pour proposer votre candidature à l’organisme choisi, il est d’abord nécessaire de préparer :
- votre CV, généralement rédigé selon le modèle européen (https://europass.europa.eu/fr/create-europass-cv);
- une lettre de motivation (https://europass.europa.eu/fr/create-europass-cover-letter)
Pour identifier un organisme d’accueil, vous pouvez :
- consulter la liste des organismes ayant déjà accueilli des mobilités SMT (REMARQUE : la possibilité d’effectuer une mobilité auprès de ces organismes doit être vérifiée préalablement par l’étudiant·e concerné·e via un contact direct avec le référent correspondant)
- contacter le tuteur mobilité de votre cursus
- consulter des sites internet spécialisés dans la recherche de stages à l’étranger, parmi lesquels :
https://www.scambieuropei.info/category/partire/stage
Lors du contact avec l’organisme d’accueil identifié, il te reviendra de vérifier la langue de communication à utiliser pendant le stage ainsi que de t'assurer de remplir les exigences minimales de connaissance linguistique requises.
Avant de participer à la sélection, vous devrez avoir déjà finalisé votre projet de formation.
Pour élaborer votre projet de formation, vous devrez utiliser l’application ProErasmus, qui vous demandera d’indiquer les informations obligatoires suivantes, étape par étape :
les détails concernant l’organisme d’accueil proposé, à savoir :
- dénomination légale
- pays d’accueil
- adresse légale
- site web
- nom et prénom de la personne de contact
- adresse e-mail et numéro de téléphone de la personne de contact
les détails concernant le stage proposé, comprenant :
- une brève description de la destination proposée
- une description des activités formatives prévues pendant la mobilité
- la description des motivations liées au choix de la destination en lien avec votre parcours académique
- Knowledge, skills and competences à acquérir pendant la mobilité
le type de stage proposé, parmi :
- curriculaire
- bénévole
- post diplôme
la durée du stage proposé, la période de réalisation et le total des heures d’activités prévues
Votre projet de formation sera évalué par votre tuteur académique à la mobilité, qui – dans le respect des délais indiqués dans l’Appel – pourra :
- l’approuver, vous permettant ainsi de poursuivre la procédure de candidature pour cette destination spécifique
- en demander la modification
- le rejeter de manière motivée, auquel cas vous pourrez en élaborer un nouveau si vous le souhaitez
Vous pouvez soumettre une candidature à un Appel à projets ou un Avis de mobilité via l’application ProErasmus, à laquelle vous pourrez accéder avec vos identifiants institutionnels de l’Université.
Dans l’espace dédié de ProErasmus, vous pourrez renseigner la proposition de formation approuvée par votre tuteur, en autorisant l’envoi de votre candidature :
- en joignant votre Curriculum Vitae
- en joignant la lettre d’acceptation signée par l’organisme d’accueil proposé
Vous recevrez un e-mail confirmant la bonne finalisation de la procédure, dans lequel sera indiqué le numéro de protocole attribué.
Vous recevrez enfin un e-mail à la clôture de la procédure de sélection, pour vous informer du résultat vous concernant.
Que dois-je faire après l'attribution de la mobilité ?
Après l'obtention de l'affectation à une mobilité, tu devras procéder à la finalisation d’un Learning Agreement qui définit le plan de formation à suivre à l’étranger, garantissant la reconnaissance éventuelle des crédits (ECTS).
Pour ce faire, tu dois :
- télécharger et compléter le document intitulé "Learning Agreement Before the Mobility" en utilisant le modèle téléchargeable ci-dessous
- téléverser ensuite dans ProErasmus (Phase C -> Fonction C) le modèle complété et signé, en autorisant l’envoi à ton tuteur de mobilité ainsi qu’au délégué du Recteur pour le programme Erasmus+ et la mobilité internationale
- attendre d’être informé par courriel du résultat de l’évaluation du document ; en cas d'avis favorable, tu pourras signer ta proposition de Learning Agreement approuvée, l’envoyer à l’organisme d’accueil pour validation par la personne compétente, puis la renvoyer au Service Erasmus et mobilité internationale à l'adresse erasmus@unistrapg.it
Si la procédure décrite aboutit à un avis négatif, l’affectation à la mobilité sera annulée.
Une fois le Learning Agreement finalisé, tu auras accès via l’application ProErasmus à la compilation de l’accord financier de mobilité, indispensable pour percevoir la bourse de mobilité.
Tu devras donc :
- accéder dans ProErasmus à la Phase C « Gestion de la mobilité », puis à la Fonction D « accord financier »
- saisir, via l’assistant, les informations requises (type de voyage – classique ou green – et coordonnées bancaires), puis activer l’envoi au Service Erasmus et mobilité internationale
- attendre la réception d’une notification par e-mail confirmant la validation formelle de l’accord
- télécharger, signer et téléverser l’accord dans la procédure, en activant l’envoi au représentant légal de l’Université pour la signature correspondante
- attendre la réception d’une notification par e-mail confirmant la finalisation de l’accord financier
Une fois le Learning Agreement et l'accord financier finalisés, il est dans votre intérêt de procéder au plus vite :
- à vérifier les services liés à l’assistance sanitaire à l’étranger, en souscrivant une assurance si nécessaire
- à vérifier les procédures d'entrée et d'enregistrement dans le pays d'accueil (ex. visa d'entrée pour les étudiants non communautaires)
- à la recherche d'un logement (en faisant éventuellement appel aux services proposés par l'université d'accueil)
- à l'achat du billet de voyage
Comment dois-je gérer ma période de mobilité ?
Au début de la mobilité, il vous incombera de :
- obtenir l’attestation de début de stage, en utilisant le modèle proposé ci-dessous
- envoyer la dite attestation de début de stage par courrier électronique à l’adresse erasmus@unistrapg.it
Le non-respect des dispositions ci-dessus entraînera l’impossibilité de procéder au versement de l’avance sur la contribution de mobilité due.
Durant la mobilité, pour chaque mois de séjour, vous devrez tenir un registre journalier des présences signé.
Le registre :
- devra être vérifié et signé par le référent mobilité de l'organisme d'accueil dans la section prévue à cet effet
- pourra être demandé à tout moment par le service Erasmus et mobilité internationale pour vérifier le bon déroulement de la mobilité
- devra être remis à la fin de la mobilité
Il peut arriver que, pour diverses raisons, tu considères nécessaire d’apporter des modifications à ton Learning Agreement pendant la période de mobilité. Cela est possible, uniquement pour la mobilité dite de type “longue”, et seulement dans les 30 premiers jours suivant la date de début de la mobilité.
Pour ce faire, tu devras :
- contacter de manière informelle ton tuteur de mobilité ainsi que la personne de référence de l’organisme d’accueil, afin de t’assurer de la pertinence de ta démarche
- télécharger le formulaire spécifique intitulé "Learning Agreement during the mobility" que tu trouveras ci-dessous
- remplir le formulaire, le signer, le scanner puis le télécharger sur ProErasmus à l’aide de la fonction dédiée (Phase C - Fonction C), en autorisant son envoi à ton tuteur de mobilité et au Délégué du Recteur pour le programme Erasmus+ et la mobilité internationale
- attendre d'être informé par e-mail du résultat de l'évaluation du document, qui, si positif, te permettra de signer ta proposition de Learning Agreement During the Mobility approuvée, puis de l’envoyer à l’organisme d’accueil pour qu'elle soit signée par la personne compétente et renvoyée au Service Erasmus et mobilité internationale à l’adresse erasmus@unistrapg.it
La prolongation, accessible uniquement aux bénéficiaires de mobilité dite “longue”, doit être demandée au moins 30 jours avant la date de fin initialement prévue.
Pour effectuer cette démarche, vous devez :
- prendre contact de manière informelle avec votre tuteur de mobilité ainsi qu’avec le référent de l’organisme d’accueil, afin de vous assurer de la pertinence de votre démarche
- télécharger le formulaire papier intitulé "demande de prolongation"
- remplir le formulaire, le signer, le scanner et le charger sur ProErasmus via la fonction dédiée (Phase C - Fonction C), en autorisant son envoi à votre tuteur de mobilité et au Délégué du Recteur pour le programme Erasmus+ et la mobilité internationale
- attendre de recevoir par e-mail le résultat de l’évaluation du document ; en cas d’avis favorable, vous pourrez signer votre proposition de Learning Agreement During the Mobility approuvée, l’envoyer à l’organisme d’accueil pour qu’elle soit signée par la personne compétente, puis la renvoyer au Service Erasmus et Mobilité Internationale à l’adresse erasmus@unistrapg.it
À la fin de la mobilité, il te reviendra de télécharger dans la procédure numérique ProErasmus (Phase C -> Fonction E) :
- le document “Learning Agreement After the Mobility” qui devra être signé et, si possible, tamponné par le/la responsable de l’organisme d’accueil, et indiquer les dates effectives de la mobilité
- le registre des présences
- une copie du Rapport Narratif “EU SURVEY” qui devra être rédigé dans les délais précisés dans les communications reçues depuis la plateforme Beneficiary Module
La reconnaissance de la mobilité et le versement du solde éventuel de la contribution resteront suspendus jusqu’à l’accomplissement de ce qui est décrit ci-dessus. Si, dans le délai fixé par l’Administration, la documentation demandée n’est pas produite, la mobilité sera annulée avec obligation de restituer les montants déjà perçus.
Learning Agreement After the Mobility
IMPORTANT : si l’Avis de sélection prévoit le remboursement des jours de voyage, tu devras envoyer par e-mail à erasmus@unistrapg.it le formulaire suivant, en joignant une copie des justificatifs de voyage et une copie d’une pièce d’identité.
Le modèle « Learning Agreement After the Mobility »délivré par l’établissement d’accueil constitue la base nécessaire pour soumettre une demande de validation des activités réalisées en mobilité. À cet effet, vous devrez :
- télécharger, compléter et signer le formulaire de demande de validation prévu à cet effet
- téléverser dans ProErasmus (Phase C - Fonction E) le formulaire de demande de validation signé et converti au format .pdf
- attendre le résultat de l’évaluation du Délégué du Recteur à la mobilité Erasmus+, qui procédera – en cas d’issue favorable – à l’enregistrement des activités validées dans votre parcours étudiant
Informations et liens utiles
Chaque Département désigne, pour chaque cursus, un enseignant référent en qualité de « tuteur de mobilité », chargé de :
- coordonner, dans le cadre du cursus concerné, les activités relatives aux programmes de mobilité
- orienter sur l’offre pédagogique et formative des établissements d’accueil
- assister dans l’élaboration du plan des activités pédagogiques ou formatives à réaliser auprès de l’organisme d’accueil
Le personnel du Service Erasmus et Mobilité internationale, en collaboration avec le délégué du recteur à la mobilité, organise généralement :
- des séminaires dédiés à la présentation des appels à la mobilité
- un séminaire d’orientation, destiné aux bénéficiaires d’une mobilité Erasmus, au cours duquel tous les étapes nécessaires à la bonne réalisation des procédures de candidature sont expliquées
- sur demande des bénéficiaires, une session d’orientation pré-départ (check), au cours de laquelle toutes les étapes à suivre pour organiser et gérer correctement les procédures liées à la mobilité et l’utilisation de la documentation correspondante sont présentées
La date des séminaires est communiquée aux étudiants par e-mail.
Le soutien linguistique en ligne (Online Linguistic Support, OLS) est un outil conçu pour aider les participants au programme Erasmus+ à améliorer leur maîtrise de la langue dans laquelle ils étudieront à l'étranger, afin qu'ils puissent tirer le meilleur parti de cette expérience.
Les participants souhaitant renforcer leurs compétences linguistiques peuvent suivre des cours de langue en ligne avant et pendant leur séjour à l'étranger.
L'accès au cours de langue comprend une grande variété d'activités interactives et personnalisées. Les participants peuvent suivre des cours de langue dans l'une des langues proposées par le service de soutien linguistique, sans aucune limitation quant au nombre de langues ou de modules d'apprentissage.