Erasmus à des fins d'études (SMS - actions KA131 et KA171)

 L'accès à la mobilité prévoit l'inscription – pour l'année universitaire de référence pour la réalisation de la mobilité – aux cycles d'études suivants auprès de l'Université pour Étrangers : 

• Licence
• Master
• Doctorat
• Master universitaire

Les appels à candidature précisent exactement les catégories de bénéficiaires, en indiquant d'éventuelles exclusions ou limitations.

Il est théoriquement possible d'activer deux types distincts de mobilité : 

1. la mobilité Erasmus dite “Long mobility” a une durée minimale de 2 mois (60 jours) et une durée maximale de 12 mois (360 jours). À l'Université pour étrangers de Pérouse, ce type de mobilité est accessible à toutes les catégories de bénéficiaires
2. la mobilité Erasmus dite “Short mobility” a une durée minimale de 5 jours et une durée maximale de 30 jours. À l'Université pour étrangers de Pérouse, ce type est généralement réservé à la seule catégorie des doctorants

Les appels à candidature précisent si l’une ou l’autre, ou les deux modalités décrites, sont effectivement activables.

Les activités que vous pourrez réaliser en mobilité devront être étroitement liées aux objectifs pédagogiques de votre cursus. Dans ces limites, et en stricte cohérence avec les dispositions de votre Learning Agreement, pendant votre mobilité Erasmus à des fins d’études auprès de l’université d’accueil, vous pourrez :

• suivre les cours et passer les examens et épreuves prévus par le programme d’études de l’université d’accueil
• mener des activités visant à la rédaction du mémoire de licence
• réaliser des activités de recherche nécessaires à la préparation de la thèse de doctorat
• effectuer une mobilité combinée continue (études + stage et/ou recherche pour la thèse). Dans ce cas, les activités doivent être complémentaires à l’activité d’études et sous la supervision de l’université d’accueil

Il est possible que, pour accéder aux activités susmentionnées, l’université d’accueil exige certains prérequis linguistiques.

Considérant l’importance d’effectuer une mobilité internationale de qualité, axée sur la réalisation d’activités auprès de l’université d’accueil, il ne vous sera pas permis, durant la période de mobilité, sous peine d’annulation de la mobilité et de restitution de la bourse :

• de suivre des cours et de passer des examens à l’Università per Stranieri di Perugia
• de soutenir votre diplôme à l’Università per Stranieri di Perugia

Les pays dans lesquels il est possible d’effectuer une période de mobilité ainsi que les universités d’accueil spécifiques sont précisément indiqués dans chaque Appel à candidatures ou Avis et dans l’application associée ProErasmus. Il n’est pas possible d’effectuer une mobilité dans des pays ou auprès de destinations différentes.

Actuellement, pour les Appels à candidatures et Avis relevant de l’action KA131, les pays pouvant être choisis comme destinations sont :

• Pays du programme, qui incluent : les États membres de l’Union européenne, les pays de l’Espace économique européen (Islande, Liechtenstein, Norvège), les pays candidats à l’adhésion à l’UE (Turquie, Serbie et République de Macédoine du Nord)

• Pays partenaires, dont la liste détaillée est accessible au lien suivant.

  Pays partenaires

En revanche, pour les Appels à candidatures et Avis relevant de l’action KA171, les pays actuellement disponibles comme destinations sont : 

• Ouzbékistan
• Sénégal
• Monténégro
• Kosovo
• Albanie

L'attribution d'une mobilité est généralement accompagnée d'une bourse de soutien. Le montant de cette bourse dépend d'un grand nombre de variables (notamment : distance kilométrique, pays de destination, modalités de voyage, situations de moindres opportunités), consistant normalement en la somme :

• d'une contribution principale sur fonds de l'Union européenne
• d'une contribution additionnelle sur fonds de l'Union européenne destinée aux étudiants en situation de "moindres opportunités"
• d'une contribution supplémentaire sur fonds de l'université
• d'autres contributions sur fonds du ministère de l'université et de la recherche
• d'autres contributions sur fonds de l'agence pour le droit aux études universitaires de l'Ombrie

Une définition plus précise des contributions se trouve dans les appels à candidature pour les mobilités, mais même ces documents ne permettent pas de déterminer le montant de certains financements, dont les fonds ne deviennent disponibles qu'après l'approbation de l'appel.

Pour une orientation générale, il est utile de savoir, en ce qui concerne la contribution principale :

• que, généralement, la contribution sur fonds de l'Union européenne t'est versée à hauteur de 80 % du montant total à ton arrivée sur le lieu de destination, et le solde à ton retour ;
• que, pour les mobilités dans le cadre KA131 (c'est-à-dire du dispositif de mobilité ordinaire), les montants pour une mobilité de type "long" peuvent varier :
  • pour le voyage, entre un minimum de 28,00 € et un maximum de 1 735,00 €
  • pour le séjour, entre un minimum de 350,00 € et un maximum de 400,00 € par mois
• que, pour les mobilités dans le cadre KA171, les montants pour une mobilité de type "long" peuvent varier :
  • pour le voyage, entre un minimum de 28,00 € et un maximum de 1 735,00 €
  • pour le séjour, entre un minimum de 700,00 € et un maximum de 900,00 € par mois

Les mobilités Erasmus+ dans le cadre de l’action KA131 (c’est-à-dire l’instrument de mobilité ordinaire) sont promues par l’Université à différents cycles temporels, correspondant aux cycles de financement européens. Actuellement :

• une série de mobilités a été attribuée et est en cours, devant se terminer au plus tard le 30 septembre 2026 (Call 2025)
• les nouvelles mobilités de la Call 2026 devront s’effectuer entre le 1er juin 2026 et le 30 septembre 2027

Les mobilités Erasmus+ dans le cadre de l’action KA171 se réfèrent à la période triennale de validité de l’accord correspondant (aa.aa. 2024/25 - 2025/26 - 2026/27) et sont promues par les différents Départements au cours de l’année de référence ; elles doivent dans tous les cas se conclure au plus tard le 30 septembre.

Chaque mobilité doit également être coordonnée avec le calendrier académique de l’Université d’accueil

Pour l'attribution de chaque type de mobilité, une sélection est nécessaire. À cet effet :

• l'Università per Stranieri di Perugia publie, pour chaque type de mobilité, un appel à candidature, dans lequel les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur demande via l'application ProErasmus, dans un délai prédéterminé
• une commission évalue les candidatures et établit un classement de mérite, qui est ensuite approuvé par le Recteur par un acte officiel attribuant les destinations demandées

Uniquement dans le cas où les attributions sont inférieures aux fonds disponibles, l'Università per Stranieri publie généralement un avis complémentaire, qui prend en compte l'ordre de présentation des candidatures admissibles, entraînant ainsi l'attribution immédiate du flux de mobilité et de la bourse correspondante, dans la limite des fonds disponibles. 

La première étape consiste à identifier votre destination de mobilité parmi celles proposées par l’Université. Cette démarche doit être entreprise bien à l’avance par rapport à la date limite fixée par l’Appel à candidatures et peut utilement commencer même avant la publication de l’Appel.

Dans cette phase, il est essentiel de vérifier attentivement :

• que vous disposez des compétences linguistiques requises par l’établissement d’accueil choisi
• que votre parcours universitaire correspond aux exigences de l’établissement d’accueil
• que l’offre de formation de l’établissement d’accueil soit compatible avec les objectifs pédagogiques de votre cursus, afin de vous permettre de sélectionner des activités académiques pertinentes.

Les informations nécessaires sont :

• habituellement disponibles sur le site web des universités internationales, dans la section dédiée aux étudiants entrants Erasmus+
• sinon, elles peuvent être obtenues en contactant les référents Erasmus de l’université internationale, dont les coordonnées sont généralement disponibles sur la plateforme ProErasmus ou sur le site web de l’université étrangère.

Chaque université internationale fixe des exigences linguistiques que les étudiants entrants doivent satisfaire pour pouvoir participer à un programme de mobilité. Vous devez donc vérifier (sur le site web de l’université d’accueil ou en contactant leur référent Erasmus) :

• quelle est la langue d’enseignement utilisée par l’université de destination
• quel est le niveau minimum requis
• si une certification officielle, ou toute autre attestation ou preuve de connaissance linguistique, vous sera demandée

L’université que vous avez choisie pourrait vous demander, lors de la candidature, defournir les éléments suivants : 

1. une attestation de certification, en précisant éventuellement les organismes certificateurs reconnus
2. test OLS : il s’agit d’un test de connaissance linguistique qui se déroule sur la plateforme communautaire Online Language Support. Pour y accéder, le candidat doit s’inscrire de manière autonome sur le portail EU ACADEMY – OLS (lien) ; à l’issue du test, une attestation au format pdf indiquant le niveau atteint est délivrée ; il suffira donc d’envoyer le résultat du test OLS à l’université partenaire
3. proficiency form : il s’agit d’un document que l’Università per Stranieri di Perugia pourra vous délivrer, après avoir passé un test avec l’enseignant et/ou le lecteur de la langue concernée (actuellement disponibles : anglais et espagnol). Vous devrez en faire la demande par e-mail à l’équipe Erasmus en précisant :
   1. la langue d’enseignement pour laquelle l’attestation est requise
   2. le niveau linguistique minimum exigé par l’université d’accueil
   3. la date limite prévue par l’université d’accueil pour l’envoi de l’attestation

Avant de participer à la sélection, vous devez avoir déjà finalisé votre proposition de parcours de formation. Il est en effet nécessaire de préparer une proposition de parcours de formation distincte pour chacune des destinations de mobilité qui vous intéressent.

Pour composer votre proposition de parcours de formation, vous devrez utiliser l’application ProErasmus, qui vous demandera de saisir les informations obligatoires suivantes, étape par étape :

• les motivations liées à votre parcours académique qui vous poussent à choisir cette destination
• vos compétences linguistiques par rapport à celles exigées par l’établissement d’accueil choisi
• le semestre durant lequel vous souhaitez effectuer la mobilité
• le nombre de mois (ou de jours, dans le cas des mobilités courtes) durant lesquels vous souhaitez réaliser la mobilité
• la liste des activités de formation que vous souhaitez entreprendre auprès de l’établissement d’accueil, avec indication des crédits correspondants
• le lien hypertexte – URL – vers les pages web de l’établissement d’accueil où sont disponibles les descriptions de l’offre de formation et autres éléments utiles à l’évaluation de la proposition présentée.

Votre proposition de parcours de formation sera examinée par votre tuteur de mobilité, qui – dans le respect des délais indiqués dans l’appel – pourra :

1. l’approuver, vous permettant ainsi de soumettre votre candidature pour cette destination spécifique
2. demander une modification
3. la refuser de manière motivée, auquel cas vous pourrez en élaborer une nouvelle si vous le souhaitez

Veuillez noter qu’une proposition de parcours de formation validée par votre tuteur est requise pour chaque destination.

Vous pouvez soumettre une candidature à un Appel ou un Avis de mobilité via l’application ProErasmus, à laquelle vous pourrez accéder avec vos identifiants institutionnels de l’Université. 

Une fois dans l’espace dédié de ProErasmus :

• vous pourrez sélectionner une ou plusieurs des propositions de formation approuvées par votre tuteur, en autorisant l’envoi de votre candidature
• vous recevrez un e-mail confirmant le bon accomplissement de la procédure
• vous recevrez également un e-mail à l’issue de la procédure de sélection, vous informant du résultat vous concernant

Accéder à ProErasmus

Le Service Erasmus et mobilité internationale informera immédiatement l’université d’accueil de l’attribution de la mobilité en ta faveur (dite « nomination »). Ainsi, l’université où tu effectueras ta mobilité sera informée de toutes les informations utiles (tes données personnelles, la période de mobilité, etc.).

À ce stade :

• les universités les mieux organisées t’enverront rapidement une communication par e-mail, t’indiquant la procédure à suivre pour décider si tu souhaites accepter ou non ta mobilité (dite procédure d’« application »), qui prévoit généralement un formulaire de candidature, la demande d’un document d’identité et d’autres formulaires. L’élément le plus important de l’application reste toutefois le Learning Agreement, dont nous parlerons dans le paragraphe suivant.
• il se peut cependant que tu ne reçoives aucune communication. Dans ce cas, il te faudra prendre contact avec l’université d’accueil afin de t’informer sur la procédure d’« application » et d’y donner suite.

Le résultat habituel de la procédure d’application est l’obtention d’une lettre d’acceptation. Il peut toutefois arriver qu’en raison de documents insuffisants, du non-respect des délais, ou tout simplement en raison de difficultés imprévues à l’université d’accueil, la procédure d’application soit refusée. Si cela se produit sans que tu en sois responsable, tu auras le droit d’accéder à une nouvelle destination, uniquement dans le cas où tu en aurais proposée une et qu’elle aurait été validée par la commission.

Après avoir obtenu l’attribution d’une mobilité, vous devez veiller à ce que votre projet pédagogique soit partagé et accepté par l’université d’accueil par le biais de la finalisation d’un Learning Agreement, qui définit le plan d’études à suivre à l’étranger et garantit la reconnaissance des crédits (ECTS) obtenus.

Pour ce faire, vous devez :

1. vérifier à nouveau que l’offre de formation de l’université choisie corresponde toujours aux activités indiquées dans votre projet pédagogique validé. En cas de modifications, vous pourrez ajuster le Learning Agreement si nécessaire, tout en restant fidèle au projet initial ;
2. télécharger, compléter, signer et sauvegarder au format .pdf le formulaire Learning Agreement Before the Mobility
3. le charger ensuite dans ProErasmus en accédant à la Phase B et en sélectionnant dans le menu déroulant le document intitulé "LA erasmus before the mobility" ; remplir ensuite les champs obligatoires et autoriser l’envoi à votre tuteur de mobilité et au délégué du Recteur pour le programme Erasmus+ et la mobilité internationale ;
4. attendre que le résultat de l’évaluation du document vous soit communiqué par e-mail ; en cas d’avis favorable, vous pourrez alors :
   1. si l’établissement d’accueil prévoit l’utilisation de OLA, accéder à la plateforme et y reporter le contenu de votre proposition de Learning Agreement approuvée ;
   2. si l’établissement d’accueil ne prévoit pas l’utilisation de l’OLA ou exige la validation du formulaire papier, vous devrez en informer le Service Erasmus à l’adresse erasmus@unistrapg.it afin qu’il soumette le document que vous avez précédemment chargé sur ProErasmus à la signature du délégué du Recteur pour le programme Erasmus+. Il vous incombera ensuite de transmettre le document à l’université d’accueil pour qu’il soit signé par la personne compétente et renvoyé au Service Erasmus et mobilité internationale.

Le Learning Agreement constitue l’élément le plus important de la procédure d’acceptation auprès de l’université d’accueil ; toutefois, sa signature ne remplace pas la lettre d’acceptation, qui reste indispensable pour pouvoir conclure l’accord financier avec l’Université pour Étrangers de Pérouse, condition nécessaire à l’obtention de la bourse de mobilité.

Une fois que le Learning Agreement a été finalisé, tu pourras, via l'application ProErasmus, remplir l’accord financier de mobilité, indispensable pour recevoir la bourse de mobilité.

Tu devras donc :

1. accéder à la Phase D « Gestion de la mobilité » sur ProErasmus, puis à la Fonction C « accord financier »
2. saisir dans l’assistant les informations requises (type de déplacement - classique ou vert - et coordonnées bancaires), en déclenchant l’envoi au Service Erasmus et mobilité internationale
3. attendre la réception d’une notification par e-mail confirmant la validation officielle de l'accord
4. télécharger, signer et recharger l’accord dans la procédure, puis activer l’envoi au représentant légal de l’Université pour signature
5. attendre une notification par e-mail confirmant la finalisation de l’accord financier

Une fois le Learning Agreement et l'accord financier finalisés, il est dans votre intérêt de procéder au plus vite :

• à vérifier les services relatifs à l’assistance sanitaire à l’étranger, en souscrivant si nécessaire une assurance ;
• à vérifier les procédures d’entrée et d’enregistrement dans le pays d’accueil (ex. : visa d’entrée pour les étudiants non communautaires) ;
• à rechercher un logement (en profitant éventuellement des services proposés par l’université d’accueil) ;
• à acheter votre billet de voyage. 

N’oubliez pas que chaque université organise généralement, au début du semestre, un événement d’accueil et d’orientation pour les étudiants Erasmus+. Veillez donc à arriver à destination suffisamment tôt pour participer à cet événement ou à tout autre rendez-vous que vous communiquera l’université d’accueil.

À votre arrivée dans l'université d'accueil, il est de votre responsabilité de vous présenter immédiatement pour un premier entretien avec les référents de l'institution d'accueil (généralement auprès du bureau Erasmus et/ou des relations internationales) afin d'obtenir le Certificat d'arrivée et d'enregistrement.

La date indiquée sur le certificat constituera le point de départ pour le calcul de la bourse qui vous sera attribuée. À cette fin, vous devrez envoyer rapidement par e-mail à erasmus@unistrapg.it une version numérisée du certificat.

Certificat d'arrivée et d'enregistrement

Il peut arriver qu'au cours de votre mobilité, pour différentes raisons, vous jugiez nécessaire d’apporter des modifications à votre Learning Agreement. Cela n'est possible que dans les 30 jours suivant la date de début de votre mobilité.

Pour ce faire, vous devrez :

1. prendre contact de manière informelle avec votre tuteur de mobilité ainsi qu’avec le référent Erasmus de l’université d’accueil, afin de vérifier la pertinence de votre initiative ;
2. télécharger, compléter, signer et enregistrer au format .pdf le formulaire Learning Agreement During the Mobility
3. le télécharger sur ProErasmus en accédant à la Phase B et en sélectionnant dans le menu déroulant le document intitulé "LA erasmus during the mobility"
4. remplir les champs obligatoires et autoriser ensuite l’envoi à votre tuteur de mobilité ainsi qu’au représentant du Recteur pour le programme Erasmus+ et la mobilité internationale
5. attendre la communication par e-mail du résultat de l’évaluation du document, qui, en cas de réponse favorable, vous permettra alternativement :
   1. si l’université d’accueil prévoit l’utilisation de OLA, d’accéder à la plateforme et de reporter les contenus de votre proposition de Learning Agreement During the Mobility validée
   2. si l’université d’accueil ne prévoit pas l’utilisation de l’OLA ou demande la validation du modèle papier, vous devrez en informer le service Erasmus à l’adresse erasmus@unistrapg.it afin qu’il procède à la transmission du document précédemment chargé sur ProErasmus à la signature du représentant du Recteur pour le programme Erasmus+. Il vous incombera enfin de transmettre le document à l’université d’accueil pour recueillir la signature de la personne compétente puis de le renvoyer au Service Erasmus et mobilité internationale

La demande de prolongation doit être soumise au moins 30 jours avant la date de fin initialement prévue. Uniquement dans le cas d'une deuxième prolongation, ce délai est réduit à 15 jours.

Pour effectuer cette démarche, tu dois :

• prendre contact de manière informelle avec ton tuteur de mobilité ainsi qu'avec le référent Erasmus de l'université d'accueil, afin de t'assurer de la pertinence de ton initiative
• télécharger, remplir, signer et enregistrer au format .pdf le formulaire de demande de prolongation. Uniquement dans le cas où tu souhaites ajouter de nouvelles activités de formation pendant la période de prolongation demandée, il est nécessaire de joindre à la demande de prolongation susmentionnée la proposition d’un Learning Agreement During the Mobility (en un seul fichier .pdf comprenant à la fois la demande de prolongation et le LA During the Mobility)
• la télécharger sur ProErasmus en accédant à la Phase B et en sélectionnant dans le menu déroulant le document intitulé "prolongement mobilité Erasmus"
• remplir les champs obligatoires et autoriser enfin l'envoi à ton tuteur de mobilité et au délégué du Recteur pour le programme Erasmus+ et la mobilité internationale
• attendre de recevoir par e-mail le résultat de l'évaluation du document ; en cas de réponse positive tu recevras ensuite, à ton adresse e-mail institutionnelle, le document appelé "demande de prolongation" déjà signé par le délégué du Recteur pour le programme Erasmus+
• il te reviendra enfin de transmettre ce document à l'université d'accueil afin qu’il soit signé par l’autorité compétente puis renvoyé au Service Erasmus et mobilité internationale

À la fin de la mobilité, vous devrez :

• demander et obtenir avant votre départ le Certificat final de mobilité. Sans ce certificat, il ne sera pas possible de reconnaître la validité de votre mobilité et vous devrez restituer les montants perçus. Ce document :
  • doit être signé et, si possible, tamponné par le référent mobilité de l’institution d’accueil ;
  • doit indiquer les dates effectives de début et de fin de la mobilité
• demander et obtenir avant votre départ le Transcript of Records. Il s'agit du document par lequel l'université d'accueil atteste des activités réalisées pendant votre mobilité. Sans ce certificat, il ne sera pas possible de valider les activités effectuées.
• procéder à la remplissage du questionnaire en ligne dénommé “EU SURVEY”. Le jour prévu pour votre départ, vous recevrez une notification de la plateforme Beneficiary Module contenant le lien vers le formulaire. À la fin du remplissage, vous recevrez une copie PDF du questionnaire par e-mail.

Ces documents devront être téléversés dans l’application ProErasmus, dans la section dédiée à la gestion et à la justification de la mobilité (Fonction D).

Uniquement dans le cas où l'université d'accueil ne serait pas en mesure de vous remettre ses documents au format papier avant votre départ, il sera possible de les obtenir ultérieurement, même par envoi direct par courrier électronique au Service Erasmus et Mobilité internationale de l'Université pour Étrangers de Pérouse, à l'adresse e-mail erasmus@unistrapg.it.

Certificat final de mobilité

IMPORTANT : si l'Appel à candidature prévoit le remboursement des jours de voyage, vous devrez envoyer par e-mail à erasmus@unistrapg.it le formulaire suivant, en joignant une copie des justificatifs de voyage ainsi qu'une copie d'une pièce d'identité.

Déclaration de voyage

Le Transcript of Records délivré par l’université d’accueil constitue la base nécessaire pour procéder à la demande de validation des activités réalisées en mobilité. À cet effet, vous devrez :

• télécharger et compléter le formulaire ci-dessous
• le signer, le convertir au format .dft et le charger sur ProErasmus (Phase C - Fonction E)
• attendre les résultats de l’évaluation effectuée par le Délégué du Recteur pour le Programme Erasmus+, qui entraînera – si l'évaluation est positive – l’enregistrement des activités validées dans votre parcours académique

Formulaire de demande de validation finale des activités réalisées en mobilité

Chaque Département désigne, pour chaque Cours, un enseignant de référence avec le titre de “tuteur de mobilité”, chargé de :

• coordonner, au sein du cours de référence, les activités liées aux programmes de mobilité
• fournir une orientation sur l’offre d’enseignement et de formation des organismes d’accueil
• apporter une assistance dans la préparation du plan des activités d’enseignement ou de formation à réaliser auprès de l’organisme d’accueil

Liste des tuteurs de mobilité

Le personnel du Service Erasmus et Mobilité internationale, en collaboration avec le délégué du Recteur à la mobilité, organise normalement :

1. un séminaire principalement destiné aux étudiants de première année, consacré à la présentation des opportunités de mobilité internationale proposées par l'Université pour étrangers de Pérouse
2. des séminaires consacrés à la présentation des appels à la mobilité
3. un séminaire d'orientation, dédié aux bénéficiaires de mobilités Erasmus, au cours duquel sont expliquées toutes les étapes à suivre pour la bonne réalisation des procédures de candidature et d'approbation de l'OLA/Learning Agreement
4. un séminaire d'orientation avant le départ (check), au cours duquel sont détaillées toutes les étapes à suivre pour organiser et gérer correctement les procédures liées à la mobilité et l'utilisation de la documentation afférente

La date des séminaires est communiquée aux étudiants par e-mail.

Le soutien linguistique en ligne (Online Linguistic Support, OLS) est un outil conçu pour aider les participants au programme Erasmus+ à améliorer leur maîtrise de la langue dans laquelle ils étudieront à l'étranger, afin qu'ils puissent tirer le meilleur parti de cette expérience.

Les participants qui souhaitent renforcer leurs compétences linguistiques peuvent suivre des cours de langue en ligne avant et pendant leur séjour à l'étranger.

L'accès au cours de langue comprend un large éventail d'activités interactives et personnalisées. Les participants peuvent suivre des cours dans l'une des langues disponibles sur la plateforme de soutien linguistique, sans aucune limite quant au nombre de langues ou d'unités d'apprentissage.