Erasmus en séjour d’études (SMS - actions KA131 et KA171)

 L’accès aux programmes de mobilité requiert l’inscription – pour l’année académique de référence de la mobilité – aux cycles d’études suivants auprès de l’Università per Stranieri : 

• Licence (premier cycle)
• Master (deuxième cycle)
• Doctorat
• Master universitaire

Les appels à candidatures précisent les catégories exactes de bénéficiaires, en indiquant d’éventuelles exclusions ou limitations.

Il est possible d’activer deux types distincts de mobilité :

1. la mobilité Erasmus dite “Long mobility” d’une durée minimale de 2 mois (60 jours) jusqu’à un maximum de 12 mois (360 jours). À l’Università per Stranieri di Perugia, ce type de mobilité est accessible à toutes les catégories de bénéficiaires
2. la mobilité Erasmus dite “Short mobility” d’une durée minimale de 5 jours et maximale de 30 jours. À l’Università per Stranieri di Perugia, ce type de mobilité est généralement réservé uniquement aux doctorants

Les appels à candidature précisent si une ou les deux modalités de mobilité décrites peuvent effectivement être activées.

Les activités que vous pourrez réaliser en mobilité devront être strictement liées aux objectifs de formation de votre parcours d’études. Dans ces limites, et en parfaite cohérence avec ce qui sera prévu dans votre Learning Agreement, pendant la mobilité Erasmus à des fins d’études auprès de l’université d’accueil, il vous sera possible de :

• assister aux cours et passer les examens et épreuves prévus dans le plan d’études de l’université d’accueil
• effectuer des activités en vue de la rédaction du mémoire de licence
• réaliser des activités de recherche en vue de la rédaction de la thèse de doctorat
• effectuer une mobilité combinée continue (études + stage et/ou recherche de thèse). Dans ce cas, les activités doivent être réalisées de manière complémentaire à l’activité d’études et sous la supervision de l’université d’accueil

Il est possible que, pour accéder aux activités ci-dessus, l’université d’accueil exige la possession de certaines compétences linguistiques. 

Compte tenu de l’importance de réaliser une mobilité internationale de qualité orientée vers la participation aux activités de l’université d’accueil, il ne vous sera pas permis, pendant la période de mobilité, sous peine d’annulation de la mobilité et du remboursement de la bourse de mobilité :

• de suivre des cours et passer des examens à l’Università per Stranieri di Perugia
• de valider votre diplôme à l’Università per Stranieri di Perugia

Les pays dans lesquels il est possible d’effectuer une période de mobilité, ainsi que les universités spécifiques de destination, sont explicitement indiqués dans chaque Appel à candidatures ou Avis et sur l’application associée ProErasmus. Il n’est pas possible d’effectuer une mobilité vers des pays ou des destinations différents.

Actuellement, pour les Appels et Avis relevant de l’action KA131, les pays de destination possibles sont :

• Pays du programme, qui incluent : les États membres de l’Union européenne, les pays de l’Espace économique européen (Islande, Liechtenstein, Norvège), les pays candidats à l’adhésion à l’UE (Turquie, Serbie et République de Macédoine du Nord)

• Pays partenaires, dont la liste détaillée est accessible via le lien suivant.

  Pays partenaires

En revanche, pour les Appels et Avis relevant de l’action KA171, les pays de destination actuellement disponibles sont :

• Ouzbékistan
• Sénégal
• Monténégro
• Kosovo
• Albanie

L’attribution d’un flux de mobilité est généralement associée à une bourse de soutien. Le montant de cette bourse dépend de nombreux facteurs (notamment : distance kilométrique, pays de destination, modalité de voyage, situations de moindres opportunités), et se compose normalement de la somme :

• d’une contribution principale financée par des fonds de l’Union européenne
• d’une contribution additionnelle financée par des fonds de l’Union européenne destinée aux étudiants en situation de “moindres opportunités”
• d’une contribution supplémentaire financée par les fonds de l’université
• d’autres contributions financées par le ministère de l’Université et de la Recherche
• d’autres contributions financées par l’agence pour le droit aux études universitaires d’Ombrie

Une évaluation plus précise des contributions est disponible dans les appels à candidatures pour la mobilité, mais même dans ces documents, il n’est pas toujours possible de spécifier le montant de certaines contributions dont les fonds ne sont disponibles qu’après l’approbation de l’appel.

Pour une indication générale, il est utile de savoir, concernant la contribution principale :

• que la contribution de l’Union européenne est généralement versée à hauteur de 80 % du montant total à votre arrivée sur le lieu de destination, et le solde vous est remis à votre retour ;
• que pour les mobilités dans le cadre du KA131 (l’instrument de mobilité ordinaire), les montants pour une mobilité dite “longue” peuvent aller :
  • pour le voyage : d’un minimum de 28,00 à un maximum de 1 735,00 euros
  • pour le séjour : d’un minimum de 350,00 à un maximum de 400,00 euros par mois
• que pour les mobilités dans le cadre du KA171, les montants pour une mobilité dite “longue” peuvent aller :
  • pour le voyage : d’un minimum de 28,00 à un maximum de 1 735,00 euros
  • pour le séjour : d’un minimum de 700,00 à un maximum de 900,00 euros par mois

Les mobilités Erasmus+ dans le cadre du KA131 (c'est-à-dire l'instrument de mobilité ordinaire) sont promues par l’Université selon différents cycles temporels correspondant aux cycles de financement européens. Actuellement :

• une série de mobilités ont été attribuées et sont en cours, devant se terminer avant le 30 septembre 2026 (Appel 2025)
• les nouvelles mobilités de l’Appel 2026 devront avoir lieu entre le 1er juin 2026 et le 30 septembre 2027

Les mobilités Erasmus+ dans le cadre du KA171 se réfèrent à la période triennale de validité de l’accord correspondant (aa.aa. 2024/25 - 2025/26 - 2026/27) et sont promues par les différents Départements au cours de l’année de référence ; elles doivent se conclure au plus tard le 30 septembre de cette même année. 

Chaque mobilité devra également être coordonnée avec le calendrier académique de l’université d’accueil

Pour l’attribution de chaque type de mobilité, une sélection est nécessaire. À cet effet :

• l’Università per Stranieri di Perugia publie, pour chaque type de mobilité, un appel à candidatures invitant les personnes intéressées à présenter leur demande via la plateforme ProErasmus, dans le délai imparti
• une commission évalue les candidatures et établit un classement de mérite qui est ensuite approuvé par le Recteur par arrêté rectoral attribuant les destinations demandées

Seulement si le nombre d’attributions est inférieur aux fonds disponibles, l’Università per Stranieri publie habituellement un avis complémentaire, qui prend en compte l’ordre de présentation des candidatures éligibles, permettant ainsi l’attribution immédiate du flux de mobilité et de la bourse correspondante, dans la limite des fonds disponibles.

La première étape consiste à identifier votre destination de mobilité parmi celles proposées par l’Université. Il s'agit d'une démarche à effectuer bien à l'avance par rapport à la date limite de candidature prévue par l'appel, et que vous pouvez utilement entamer même avant la publication de l'appel.

Dans cette phase, il est essentiel de vérifier attentivement :

• que vous remplissiez les exigences linguistiques fixées par l'université d'accueil sélectionnée
• que votre parcours universitaire soit compatible avec les conditions requises par l'établissement d'accueil
• que l’offre académique de l’université d’accueil soit cohérente avec les objectifs pédagogiques de votre programme d’études, afin que vous puissiez effectivement sélectionner des activités appropriées.

Les informations nécessaires sont :

• généralement disponibles sur le site web des universités internationales, dans la section dédiée à la mobilité des étudiants Erasmus+ entrants
• sinon accessibles en échangeant avec les référents Erasmus de l'université internationale, dont les contacts sont généralement disponibles dans l’application ProErasmus, ou sur le site web de l'université partenaire.

Chaque université internationale fixe des exigences linguistiques que les étudiants entrants doivent satisfaire pour pouvoir effectuer une mobilité. Il est donc nécessaire de vérifier (sur le site web de l’université d’accueil ou en contactant leur référent Erasmus) :

• quelle est la langue d’enseignement utilisée à l’université de destination
• quel est le niveau minimum requis
• si une certification officielle, une attestation ou tout autre justificatif ou test de connaissance linguistique est demandé

L’université que tu as choisie peut te demander, au moment de ton inscription, defournir :

1. une attestation de certification, en précisant éventuellement les organismes certificateurs acceptés
2. test OLS : il s’agit d’un test de connaissance linguistique basé sur une plateforme communautaire appelée Online Language Support. L’accès nécessite une inscription autonome sur le portail EU ACADEMY – OLS (lien) ; à l’issue du test, un certificat au format pdf indiquant le niveau atteint est délivré ; il suffira ensuite d’envoyer le résultat du test OLS à la partie internationale concernée
3. proficiency form : il s’agit d’un document pouvant être délivré par l’Università per Stranieri di Perugia, après un test réalisé avec l’enseignant et/ou le lecteur de la langue concernée (actuellement disponibles pour l’anglais et l’espagnol). Tu dois en faire la demande par email auprès de l’équipe Erasmus en précisant :
   1. la langue d’enseignement pour laquelle l’attestation est demandée
   2. le niveau linguistique minimum exigé par l’université d’accueil
   3. la date limite fixée par l’université d’accueil pour l’envoi de l’attestation

Avant de participer à la sélection, vous devez avoir déjà finalisé votre proposition de projet d’études. Il est en effet nécessaire de soumettre une proposition de projet d’études distincte pour chacune des destinations de mobilité qui vous intéressent.

Pour élaborer votre proposition de projet d’études, vous devrez utiliser l’application ProErasmus, qui vous demandera de saisir les informations obligatoires suivantes, par étapes successives :

• les motivations, liées à votre parcours académique, qui vous amènent à choisir cette destination
• vos compétences linguistiques par rapport à celles exigées par l’établissement d’accueil choisi
• le semestre durant lequel vous souhaitez réaliser votre mobilité
• la durée de la mobilité (en mois ou en jours, pour les mobilités de courte durée)
• la liste des activités académiques que vous souhaitez entreprendre dans l’établissement d’accueil choisi, avec l’indication des crédits correspondants
• le lien hypertexte – URL – vers les pages web de l’établissement d’accueil choisi où se trouvent les descriptions de l’offre de cours et d’autres éléments utiles à l’évaluation de la proposition

Votre proposition de projet d’études sera examinée par votre tuteur de mobilité, qui – dans le respect des échéances indiquées dans l’Appel – pourra :

1. l’approuver, vous permettant ainsi de soumettre votre candidature pour cette destination spécifique
2. demander des modifications
3. la rejeter avec motivation, auquel cas vous pourrez en élaborer une nouvelle si vous le souhaitez

Rappelez-vous qu’une proposition de projet d’études distincte, validée par votre tuteur, est requise pour chaque destination.

Vous pouvez soumettre votre candidature pour un Appel à candidatures ou un Avis de mobilité via l'application ProErasmus, à laquelle vous pouvez accéder avec vos identifiants institutionnels de l'Université.

Une fois dans l'espace dédié de ProErasmus :

• vous pourrez sélectionner une ou plusieurs des propositions de formation approuvées par votre tuteur, en autorisant l'envoi de votre candidature
• vous recevrez un e-mail confirmant le bon déroulement de la procédure
• vous recevrez enfin un e-mail à la clôture de la procédure de sélection, vous informant du résultat vous concernant

Accéder à ProErasmus

Le Service Erasmus et mobilité internationale, immédiatement après l’attribution de la mobilité en ta faveur, en informera l’université d’accueil (dite « nomination »). Ainsi, l’université où tu réaliseras ta mobilité sera informée de toutes les données nécessaires (tes informations personnelles, la période de mobilité, etc.).

À ce stade :

• les universités les plus organisées t’enverront rapidement une notification par e-mail avec toutes les indications nécessaires pour évaluer si tu souhaites accepter ou non ta mobilité (dite procédure d’« application »), qui prévoit généralement un formulaire de candidature, la demande d’une pièce d’identité et d’autres documents. Toutefois, l’élément le plus important de l’application reste le Learning Agreement, dont nous te parlerons au paragraphe suivant ;
• il se peut cependant que tu ne reçoives aucune information. Dans ce cas, il te faudra toi-même te renseigner auprès de l’université d’accueil sur la procédure d’« application » et donner suite aux démarches nécessaires.

Le résultat normal de la procédure d’application est l’obtention d’une lettre d’acceptation. Cependant, il peut arriver qu’en raison d’un dossier incomplet, du non-respect des délais, ou simplement de difficultés imprévues rencontrées par l’université d’accueil, la procédure d’application ait une issue négative. Si cela se produit sans que tu en sois responsable, tu auras le droit d’accéder à une nouvelle destination, uniquement si tu en as proposé une et qu’elle a été validée par la commission.

Après l'obtention de l’attribution d’une mobilité, vous devez veiller à ce que votre projet de formation soit partagé et accepté par l’université d’accueil via l’élaboration d’un Learning Agreement, qui définit le programme d’études à suivre à l’étranger et garantit la reconnaissance des crédits ECTS obtenus.

Pour ce faire, vous devez :

1. vérifier à nouveau que l’offre de formation de l’université choisie correspond bien aux activités précisées dans votre projet de formation validé. En cas de modifications, vous pourrez adapter le Learning Agreement si nécessaire, tout en respectant le projet initial ;
2. télécharger, remplir, signer et sauvegarder au format .pdf le modèle de Learning Agreement Before the Mobility
3. le charger ensuite sur ProErasmus en accédant à la Phase B , puis en sélectionnant dans le menu déroulant le document intitulé « LA erasmus before the mobility » ; remplir les champs obligatoires puis autoriser l'envoi à votre tuteur mobilité et au délégué du Recteur pour le programme Erasmus+ et la mobilité internationale
4. attendre la communication du résultat de l’évaluation du document par e-mail. En cas d’évaluation positive, vous pourrez alternativement :
   1. si l’établissement d’accueil prévoit l’utilisation de OLA, accéder à la plateforme et y reporter le contenu de votre proposition de Learning Agreement approuvée
   2. si l’établissement d’accueil n’utilise pas OLA ou requiert la validation du modèle papier, vous devrez en informer le Service Erasmus à l’adresse erasmus@unistrapg.it afin qu’il soumette le document chargé précédemment sur ProErasmus à la signature du délégué du Recteur pour le Programme Erasmus+. Il vous appartiendra ensuite de transmettre le document à l’université d’accueil pour signature par la personne compétente, puis de le renvoyer au Service Erasmus et mobilité internationale

Le Learning Agreement constitue l’élément central de la procédure d’acceptation auprès de l’université d’accueil, mais sa signature ne remplace pas la lettre d’acceptation, qui demeure indispensable pour pouvoir signer le contrat financier avec l'Université pour étrangers de Pérouse et percevoir la bourse de mobilité.

Une fois le Learning Agreement finalisé, tu auras accès, via l'application ProErasmus, à la saisie de l'accord financier de mobilité, indispensable pour pouvoir recevoir la bourse de mobilité.

Tu devras alors :

1. accéder à la Phase D « Gestion de la mobilité » dans ProErasmus, puis à la Fonction C « accord financier »
2. saisir dans l'assistant les informations te concernant (type de voyage – ordinaire ou green – et coordonnées bancaires), en envoyant la demande au Service Erasmus et mobilité internationale
3. attendre une notification par e-mail confirmant la validation formelle de l'accord
4. télécharger, signer et recharger dans la procédure l'accord, en activant l'envoi au représentant légal de l'Université pour la signature correspondante
5. attendre une notification par e-mail confirmant la finalisation de l'accord financier

Après avoir finalisé le Learning Agreement et l'accord financier, il est dans votre intérêt de procéder dès que possible :

• à vérifier les services liés à l’assistance sanitaire à l’étranger, en souscrivant une assurance si nécessaire ;
• à vérifier les procédures d’entrée et d’enregistrement dans le pays d’accueil (par exemple : visa d’entrée pour les étudiants non communautaires) ;
• à rechercher un logement (en utilisant éventuellement les services proposés par l’université d’accueil) ;
• à acheter le billet de voyage. 

N’oubliez pas que chaque université organise généralement au début du semestre un événement d’accueil et d’orientation pour les étudiants Erasmus+. Veillez donc à ce que votre arrivée sur place intervienne suffisamment tôt pour pouvoir y participer, ainsi qu’à tout autre événement signalé par l’université d’accueil.

À votre arrivée à l’université d’accueil, il vous incombe de vous présenter immédiatement pour un premier entretien auprès des référents de l’institution d’accueil (généralement au bureau Erasmus et/ou des relations internationales) afin d’obtenir le Certificat d’arrivée et d’enregistrement.

La date indiquée sur ce certificat sera prise en compte pour le calcul de la bourse qui vous sera attribuée. À cette fin, vous devrez rapidement envoyer par e-mail à erasmus@unistrapg.it une copie numérisée du certificat.

Certificat d’arrivée et d’enregistrement

Il peut arriver qu'au cours de votre mobilité, pour diverses raisons, vous jugiez nécessaire d’apporter des modifications à votre Learning Agreement. Cela n’est possible que dans les 30 premiers jours suivant la date de début de la mobilité.

Pour ce faire, vous devez :

1. prendre contact de manière informelle avec votre tuteur de mobilité ainsi qu’avec le référent Erasmus de l’université d’accueil afin de vous assurer de la pertinence de votre démarche ;
2. télécharger, remplir, signer et enregistrer au format .pdf le modèle Learning Agreement During the Mobility
3. le charger sur ProErasmus en accédant à la Phase B et en sélectionnant dans le menu déroulant le document intitulé "LA erasmus during the mobility"
4. remplir les champs obligatoires et autoriser ensuite l’envoi à votre tuteur de mobilité et au délégué du Recteur pour le programme Erasmus+ et la mobilité internationale
5. attendre la communication par e-mail du résultat de l’évaluation du document, qui en cas de réponse positive vous permettra, selon le cas :
   1. si l’université d’accueil prévoit l’utilisation de OLA, d’accéder à la plateforme et de reporter le contenu de votre Learning Agreement During the Mobility approuvé ;
   2. si l’université d’accueil ne prévoit pas l’utilisation d’OLA ou exige la validation du formulaire papier, vous devrez en informer le service Erasmus à l’adresse erasmus@unistrapg.it afin qu’il procède à la soumission du document que vous avez précédemment chargé sur ProErasmus à la signature du délégué du Recteur pour le programme Erasmus+. Il vous incombera ensuite de transmettre le document à l’université d’accueil pour signature par la personne compétente, puis de le renvoyer au Service Erasmus et mobilité internationale.

La demande de prolongation doit être soumise au moins 30 jours avant la date de fin initialement prévue. Dans le seul cas d'une seconde prolongation, ce délai est réduit à 15 jours.

Pour ce faire, vous devrez :

• prendre contact de manière informelle avec votre tuteur de mobilité ainsi qu’avec le référent Erasmus de l’université d’accueil, afin de vous assurer de la pertinence de votre démarche
• télécharger, remplir, signer et enregistrer au format .pdf le formulaire de demande de prolongation. Seulement si vous souhaitez ajouter de nouvelles activités formatives pendant la période de prolongation demandée, il faudra joindre à la demande de prolongation susmentionnée la proposition d’un Learning Agreement During the Mobility (dans un seul fichier .pdf comprenant à la fois la demande de prolongation et le LA During the Mobility)
• charger ce document dans ProErasmus en accédant à la Phase B et en sélectionnant dans le menu déroulant le document intitulé "prolongement mobilité Erasmus"
• remplir les champs obligatoires et autoriser ensuite l’envoi à votre tuteur de mobilité et au Délégué du Recteur pour le programme Erasmus+ et la mobilité internationale
• attendre de recevoir par e-mail le résultat de l’évaluation du document ; en cas d’issue favorable, le document "demande de prolongation" déjà signé par le Délégué du Recteur pour le Programme Erasmus+ vous sera envoyé à votre adresse e-mail institutionnelle
• il vous appartient enfin de transmettre le document à l’établissement d’accueil pour qu’il soit signé par la personne compétente, puis renvoyé au Service Erasmus et mobilité internationale

À la fin de la mobilité, tu devras :

• demander et obtenir avant ton départ le Certificat final de mobilité. Sans ce certificat, il ne sera pas possible de reconnaître la validité de ta mobilité et tu devras restituer les montants perçus. Ce document :
  • doit être signé et, si possible, tamponné par le référent mobilité de l’établissement d’accueil ;
  • doit indiquer les dates effectives de début et de fin de la mobilité
• demander et obtenir avant ton départ le Transcript of Records. Il s’agit du document par lequel l’Université d’accueil atteste des activités que tu as réalisées durant la mobilité. Sans ce certificat, il ne sera pas possible de reconnaître les activités accomplies.
• remplir le questionnaire en ligne intitulé “EU SURVEY”. Le jour prévu de ton départ, tu recevras une communication de la plateforme Beneficiary Module contenant le lien vers le formulaire. À l’issue de la saisie, tu recevras par e-mail une copie PDF du questionnaire.

Ces documents devront être chargés sur l’application ProErasmus, dans la section dédiée à la gestion et au suivi de la mobilité (Fonction D).

Uniquement si l’Université d’accueil n’est pas en mesure de te remettre les documents requis en format papier avant ton départ, il sera possible de les obtenir par la suite, y compris par envoi direct par courrier électronique au Service Erasmus et Mobilité internationale de l’Università per Stranieri di Perugia, à l’adresse e-mail erasmus@unistrapg.it.

Certificat final de mobilité

IMPORTANT : si l’avis de sélection prévoit le remboursement des jours de voyage, tu devras envoyer par e-mail à erasmus@unistrapg.it le formulaire suivant, en y joignant une copie des justificatifs de voyage et une copie d’une pièce d’identité.

Déclaration de voyage

Le Transcript of Records délivré par l'université d'accueil constitue la base nécessaire pour procéder à la demande de validation des activités réalisées en mobilité. À cet effet, vous devrez :

• télécharger et compléter le formulaire ci-dessous
• le signer, le convertir au format .dft et le télécharger sur ProErasmus (Phase C - Fonction E)
• attendre le résultat de l'évaluation réalisée par le délégué du Recteur pour le Programme Erasmus+ ; en cas d’évaluation positive, les activités validées seront inscrites dans votre parcours académique

Formulaire de demande de validation finale des activités réalisées en mobilité

Chaque Département désigne pour chaque cours un enseignant référent ayant le titre de « tuteur de mobilité », chargé de :

• la coordination, au sein du cours concerné, des activités liées aux programmes de mobilité
• l’orientation concernant l’offre d’enseignement et de formation des établissements d’accueil
• l’assistance dans la préparation du plan des activités d’enseignement ou de formation à réaliser auprès de l’établissement d’accueil

Liste des tuteurs de mobilité

Normalement, le personnel du Service Erasmus et Mobilité internationale, en collaboration avec le délégué du Recteur à la mobilité, organise :

1. un séminaire principalement destiné aux nouveaux inscrits, consacré à la présentation des opportunités de mobilité internationale proposées par l'Università per Stranieri di Perugia
2. des séminaires présentant les appels à la mobilité
3. un séminaire d’orientation, destiné aux bénéficiaires de mobilités Erasmus, au cours duquel sont expliquées toutes les étapes à suivre pour compléter correctement les procédures de candidature et d’approbation de l’OLA/Learning Agreement
4. un séminaire d’orientation pré-départ (check), lors duquel sont expliquées toutes les étapes à suivre pour organiser et gérer correctement les démarches liées à la mobilité et l’utilisation des formulaires correspondants

La date des séminaires est communiquée aux étudiants par e-mail.

Le soutien linguistique en ligne (Online Linguistic Support, OLS) est un outil conçu pour aider les participants au programme Erasmus+ à améliorer leur maîtrise de la langue dans laquelle ils étudieront à l'étranger, afin de tirer le meilleur parti de cette expérience. 

Les participants souhaitant améliorer leurs compétences linguistiques peuvent suivre des cours de langue en ligne avant et pendant leur séjour à l'étranger. 

L'accès aux cours de langue comprend une grande variété d'activités interactives et personnalisées. Les participants peuvent suivre des cours dans n'importe laquelle des langues disponibles via le service de soutien linguistique, sans aucune limitation quant au nombre de langues ou d'unités d'apprentissage.