Erasmus mobilités de formation pour le personnel technique-administratif et les enseignants (STT - actions KA131 et KA171)

Les pays dans lesquels il est possible d'effectuer une période de mobilité ainsi que les universités d'accueil spécifiques sont précisés dans chaque Appel à candidatures ou Avis, ainsi que dans l'application associée ProErasmus.

Actuellement, pour les Appels et Avis relatifs à l'action KA131, les pays de destination possibles sont :

• Pays du programme, comprenant : les États membres de l'Union européenne, les pays de l'Espace économique européen (Islande, Liechtenstein, Norvège), les pays candidats à l'adhésion à l'UE (Turquie, Serbie et République de Macédoine du Nord)
• Pays partenaires, dont la liste détaillée est disponible au lien suivant

Pays partenaires

Le programme Erasmus+ STT est ouvert aux catégories de personnel suivantes, sous réserve que, pendant la période concernée, la situation contractuelle ou le lien de service du demandeur soit conforme aux conditions requises, ce qui peut être vérifié auprès des Services compétents de l’Area Risorse Umane de l’Université :

1. professeurs titulaires ;
2. professeurs associés ;
3. chercheurs titulaires ;
4. chercheurs en contrat à durée déterminée, type A et type B, conformément à l’art. 24 de la Loi 240/2010 ;
5. professeurs contractuels ;
6. enseignants de langue et de culture italiennes ;
7. bénéficiaires de contrats ou de bourses de recherche ayant un contrat en cours avec l’Università per Stranieri di Perugia au moment du dépôt de la candidature et pendant la période de Staff Mobility for Training Assignment (STT) ;
8. collaborateurs experts linguistiques ;
9. personnel technico-administratif, y compris sous contrat à durée déterminée.

La mobilité peut avoir lieu auprès d’une entité relevant des catégories suivantes :

1. un établissement d’enseignement supérieur d’un pays participant au Programme et titulaire de la charte ECHE. Par « pays participant au programme », on entend tous les pays membres de l’Union européenne, les pays de l’Espace économique européen (Islande, Liechtenstein, Norvège) et les pays candidats à l’adhésion à l’UE (Turquie, Serbie et République de Macédoine du Nord)
2. un établissement d’enseignement supérieur d’un pays tiers non associé au programme, officiellement reconnu comme tel.
   Voir la liste des pays considérés comme « pays tiers non associés au programme »
3. un organisme public ou privé, situé dans un pays participant au programme ou dans un pays tiers non associé au programme, et actif sur le marché du travail ou dans les secteurs de l’éducation, de la formation, de la jeunesse, de la recherche et de l’innovation

Les principales activités éligibles pour une mobilité à des fins de formation sont les suivantes :

• Job Shadowing / Périodes d'observation : accompagnement auprès d'une université partenaire ou d'une autre organisation compétente (entreprise, organisme public, ONG, etc.) afin d'apprendre des bonnes pratiques et des processus de travail
• participation à des staff training weeks : participation à des semaines de formation organisées par des universités étrangères (souvent annoncées sur la plateforme Imotion)
• participation à des séminaires, ateliers et cours : participation à des formations structurées, des séminaires ou des ateliers axés sur le développement de compétences spécifiques
• formation linguistique : participation à des cours de langue axés sur le contexte professionnel

La mobilité peut avoir lieu :

• pour une durée minimale de 2 jours consécutifs et maximale de 5 jours consécutifs pour les pays figurant dans la liste des « pays participants au programme »
• toujours pour 5 jours consécutifs pour les pays figurant dans la liste des « pays tiers non associés au programme »

Un jour pour le déplacement vers la destination et un jour pour le retour peuvent être reconnus, si nécessaire, et ceux-ci peuvent avoir lieu :

• y compris pendant un jour férié ou un jour précédant un jour férié non ouvré
• à une date différente de celle immédiatement avant ou après le séjour, à condition qu’au cours de cette période supplémentaire le/la bénéficiaire soit libre de toute obligation institutionnelle, étant entendu que les frais de séjour pour cette période supplémentaire seront entièrement à sa charge

La mobilité implique l'attribution d'une bourse financée par l'Agence Nationale Erasmus+/Indire pour soutenir les dépenses suivantes :

• voyage
  Pour le calcul du montant de la contribution, la distance kilométrique est prise en compte, mesurée au moyen du calculateur approprié, entre le siège de l'Université et celui de l'institution d'accueil.
  accéder au calculateur
• séjour, dans la destination attribuée, y compris les jours de voyage

La procédure de mission institutionnelle permet de demander, si nécessaire, une avance allant jusqu’à 75 % du montant dû.

Pour l’attribution des mobilités, une procédure de sélection est requise. À cet effet :

• l’Università per Stranieri di Perugia publie un appel à candidature, invitant les personnes intéressées à soumettre leur demande avant une date limite fixée, via l’application ProErasmus
• une commission évalue les candidatures et établit un classement de mérite
• le Recteur attribue les destinations demandées, ainsi que les bourses associées, jusqu’à épuisement des fonds disponibles

Ce n’est que si les affectations sont inférieures aux fonds disponibles que l’Università per Stranieri publie généralement un avis supplémentaire qui prend en compte l’ordre de réception des candidatures éligibles. Cela permet l’attribution immédiate du flux de mobilité et de la bourse correspondante, dans la limite des fonds disponibles.

Avant de participer à la sélection, il est nécessaire d’avoir déjà finalisé au moins une proposition de formation à travers le document intitulé « Mobility Agreement ». Un Mobility Agreement distinct est en effet requis pour chacune des destinations de mobilité envisagées.

Pour rédiger le Mobility Agreement, il faudra utiliser l’application ProErasmus, dans laquelle il sera nécessaire de saisir les informations obligatoires suivantes, étape par étape :

• établissement d’accueil
• période de mobilité
• période d’absence du service
• ancienneté de service
• données concernant l’établissement de destination (type d’institution, taille, contacts)
• programme de mobilité proposé (langue véhiculaire, objectifs généraux de la mobilité, valeur ajoutée, activités prévues, résultats attendus et impact)

La proposition sera examinée par le supérieur hiérarchique, qui – dans le respect des délais indiqués dans l’appel – pourra :

• l’approuver, permettant ainsi de procéder à la soumission de la candidature pour cette destination spécifique
• demander sa modification
• la rejeter de manière motivée, auquel cas il sera possible d’en préparer une nouvelle

Rappelez-vous qu’un Mobility Agreement distinct, validé par le supérieur hiérarchique, est requis pour chaque destination.

Vous pouvez soumettre une candidature pour un Appel ou un Avis de mobilité via l'application ProErasmus, à laquelle vous pourrez accéder avec vos identifiants institutionnels universitaires.

Une fois connecté à l'espace dédié de ProErasmus :

• vous pourrez valoriser une ou plusieurs des propositions de formation approuvées par votre supérieur hiérarchique, en autorisant l'envoi de la candidature
• vous recevrez un e-mail confirmant la bonne complétion du processus
• vous recevrez enfin un e-mail lorsque la procédure de sélection sera terminée, afin de vous informer du résultat vous concernant

Lien vers ProErasmus

Il est d'abord nécessaire d'informer l'établissement d'accueil de l'attribution de la bourse de mobilité ; à cette fin, il est possible d'utiliser le modèle suivant.

Notification d'attribution de la bourse de mobilité

La première démarche administrative pour lancer effectivement la mobilité consiste à finaliser, via la plateforme ProErasmus et au plus tard sept jours avant le début de la mobilité (mais idéalement avant cette date), le Contrat financier de Mobilité Erasmus, qui définit les droits et devoirs des parties. Pour ce faire, vous devrez :

1. accéder à l’Étape D (gestion de la mobilité) puis à la Fonction C (contrat financier) sur ProErasmus ;
2. sélectionner le Mobility Agreement correspondant à la destination qui vous a été attribuée ;
3. saisir les données requises pour compléter le Contrat puis activer la fonction « envoyer » ;
4. attendre que l’équipe Erasmus complète le document pour les parties relatives au soutien financier dû ;
5. attendre la réception de l’e-mail de confirmation de la disponibilité du Contrat, généré et envoyé par ProErasmus ;
6. télécharger, signer puis téléverser à nouveau le Contrat financier Erasmus dans la procédure.

À la fin de la procédure décrite ci-dessus, le Contrat sera signé par le Recteur et mis à votre disposition dans Titulus, avec une notification simultanée que vous recevrez par e-mail.

Après la signature de l'accord financier, il sera nécessaire d'initier bien à l'avance :

1. la procédure de mission institutionnelle, en accédant à la section dédiée depuis votre espace personnel sur le site institutionnel. La procédure est celle standard, mais il existe quelques particularités importantes à prendre en compte :

• Le mécanisme est celui du remboursement sur présentation de justificatifs, ce qui signifie que seules les dépenses dûment justifiées seront remboursées.
• dès la demande de mission, il faudra indiquer le bon projet comptable pour l’imputation des frais, qui est précisé dans la communication générée par ProErasmus lors de l’activation de la procédure relative à la signature de l’accord financier

2. la procédure de demande d’autorisation de formation, en accédant à la section dédiée depuis votre espace personnel sur le site institutionnel

Une fois les formalités administratives complétées concernant la régularisation des documents obligatoires (notamment le Mobility Agreement et l'accord financier), il sera nécessaire de :

• vérifier les procédures d'entrée et d'enregistrement dans le pays d'accueil (par exemple, visa d'entrée pour les citoyens non communautaires)
• rechercher un logement
• vérifier les services liés à l'assistance médicale à l'étranger, en souscrivant si nécessaire une assurance adéquate
• procéder enfin à l'achat du billet de voyage

À votre arrivée, il vous appartiendra de vous présenter pour un premier entretien aux collègues de l’établissement d’accueil, qui, conformément à ce qui est défini dans l’accord de mobilité, vous permettront de réaliser les activités de formation prévues.

Une mobilité à l’étranger représente une opportunité essentielle de développement professionnel et constitue, en même temps, une vitrine importante pour l’Université afin de faire connaître à l’international son offre de formation et d’attirer potentiellement des étudiants, enseignants et membres du personnel en mobilité entrante. C’est pourquoi, en particulier lors des Staff Weeks, il est demandé aux participants d’apporter du matériel d’information sur leur Université et/ou de présenter leur Institution d’origine lors d’événements dédiés ouverts à tous les participants. Lorsque ces moments d’échange et de présentation réciproque ne sont pas déjà prévus — par exemple dans le cas de mobilités individuelles — il est recommandé de consacrer une partie de son séjour au sein de l’établissement d’accueil à des activités de promotion de l’Università per Stranieri di Perugia, en planifiant à cette fin, avec les collègues sur place, des actions spécifiques si possible également ouvertes aux étudiants. À cette fin, du matériel d’information (brochures, présentations) a été préparé pour être utilisé lors de la mobilité à l’étranger, que vous trouverez à votre disposition auprès du Service Erasmus et Mobilité Internationale.

En cas de nécessité, pour des raisons imprévues et en accord avec la partie internationale, de modifier la période de mobilité par rapport à celle définie dans le Mobility Agreement, il sera nécessaire de préparer un nouveau Mobility Agreement. À cet effet, la procédure ProErasmus mettra à votre disposition la version précédente dans laquelle il sera uniquement possible de modifier la période de mobilité. Il conviendra donc de :

1. accéder à la Phase D (gestion de la mobilité) puis à la Fonction B (modification de la période de mobilité) de ProErasmus ;
2. sélectionner le Mobility Agreement relatif à la destination attribuée ;
3. modifier uniquement les champs relatifs à la période de mobilité ;
4. lancer la procédure d'approbation du nouveau Mobility Agreement, laquelle devra être finalisée en obtenant les autorisations déjà connues ;
5. téléverser le Mobility Agreement finalisé dans ProErasmus.

Avant la fin de la mobilité, nous vous conseillons de vous informer auprès de vos collègues de l’institution d’accueil sur les délais et les modalités de délivrance du certificat final de mobilité.

Ce document est généralement délivré le dernier jour de séjour auprès de l’institution d’accueil sur des formulaires émis par cette même institution ; sinon, vous pouvez utiliser le formulaire standard de l’Università per Stranieri di Perugia disponible dans la section formulaires de cette page.

Après votre retour de mobilité, vous devrez, en accédant à la Phase D (gestion de la mobilité), puis à la Fonction D (gestion et rapport de la mobilité) sur ProErasmus, :

1. télécharger dans la procédure, au format PDF, le certificat final de mobilité délivré par l’institution d’accueil, qui devra être signé et, si possible, tamponné par le responsable de l’institution d’accueil. Le certificat devra indiquer :

   - les dates effectives de réalisation de la mobilité ;

   - le nombre d’heures de formation effectuées, en précisant le cas échéant les activités formatives éventuellement intégrées.

2. télécharger dans la procédure, au format PDF, le questionnaire d’évaluation EU SURVEY, auquel vous accéderez via le lien qui vous sera envoyé par la plateforme Beneficiary Module à votre adresse électronique institutionnelle à la date de fin de mobilité indiquée dans l’Accord Financier ;
3. rédiger et télécharger au format PDF un rapport synthétique sur la mobilité effectuée, qui pourra être utilisé pour faciliter l’orientation d’autres mobilités vers cette même destination (obligation facultative) ;
4. télécharger les justificatifs de dépenses effectuées dans la procédure missions.

Pour obtenir le remboursement des frais engagés lors de la mobilité, il sera nécessaire de clôturer la procédure de mission institutionnelle en téléchargeant les justificatifs de dépense.