Erasmus séjour d'enseignement (STA - actions KA131 et KA171)

Les pays où il est possible d’effectuer une période de mobilité ainsi que les universités spécifiques de destination sont précisément indiqués dans chaque Appel à candidatures ou Avis, ainsi que dans l’application ProErasmus correspondante. Il n’est pas possible d’effectuer une mobilité dans d’autres pays ou vers d’autres destinations que celles indiquées.

Actuellement, pour les Appels à candidatures et Avis relatifs à l’action KA131, les pays de destination possibles sont :

• Pays du programme, incluant : les États membres de l’Union européenne, les pays de l’Espace économique européen (Islande, Liechtenstein, Norvège), les pays candidats à l’adhésion à l’UE (Turquie, Serbie et République de Macédoine du Nord)
• Pays partenaires, dont la liste détaillée est accessible via le lien suivant

Pays partenaires

Les catégories de personnel suivantes peuvent participer au programme Erasmus+ STA, à condition que la relation de service ou la situation contractuelle du candidat, pendant la période de référence, soit conforme à la réglementation, ce qui devra être vérifié auprès des Services compétents de la zone Ressources Humaines de l’Université :

• professeurs titulaires
• professeurs associés
• chercheurs
• professeurs contractuels
• enseignants de langue et culture italiennes
   

L’organisation d’accueil doit être :

• un établissement d’enseignement supérieur d’un pays du programme titulaire de la Charte Erasmus pour l’Enseignement Supérieur (ECHE)
• un établissement d’enseignement supérieur d’un pays partenaire reconnu par les autorités compétentes.

Dans les deux cas, les deux organisations doivent signer un accord interinstitutionnel avant le début de la mobilité.

L’enseignant devra choisir exclusivement sa destination parmi la liste disponible dans la procédure ProErasmus, laquelle détaille les universités partenaires avec lesquelles l’Université pour Étrangers de Pérouse dispose d’un accord interinstitutionnel Erasmus+ en vigueur. Ladite liste se compose de trois groupes distincts :

1. la liste des accords relatifs aux « pays participants au programme », comprenant : les États membres de l’Union européenne, les pays de l’Espace économique européen (Islande, Liechtenstein, Norvège) et les pays candidats à l’adhésion à l’UE (Turquie, Serbie et République de Macédoine du Nord)
2. la liste des accords relatifs aux « pays tiers non associés au programme », qui comprend des pays autres que ceux mentionnés dans la lettre précédente
3. la liste des accords relatifs aux « pays tiers non associés au programme », qui comprend des pays autres que ceux mentionnés dans les lettres précédentes

L’activité d’enseignement prévue est d’au moins 8 heures par semaine : cette exigence s’applique également aux séjours plus courts. Si la mobilité se prolonge au-delà d’une semaine, le nombre d’heures d’enseignement est calculé au prorata.

Si la période d’enseignement comprend également une période de formation visant à actualiser ses compétences, le nombre d’heures d’enseignement requis pour des séjours d’une semaine (ou pour des séjours plus courts) est de 4 heures.

La mobilité peut avoir lieu :

• pour une durée minimale de 2 jours consécutifs et maximale de 5 jours consécutifs pour les pays figurant sur la liste des « pays participant au programme »
• toujours pour une durée de 5 jours consécutifs pour les pays figurant sur la liste des « pays tiers non associés au programme »

Il est possible de reconnaître, si nécessaire, un jour pour le déplacement vers la destination et un jour pour le retour, qui peuvent avoir lieu :

• également les jours fériés et les veilles de jours fériés non ouvrables
• à une date différente de celle immédiatement avant ou après le séjour, à condition que pendant cette période supplémentaire le/la bénéficiaire soit libre de toute obligation institutionnelle, étant entendu que les frais de séjour pour la période supplémentaire seront entièrement à sa charge

La mobilité inclut l'attribution d'une bourse financée par l’Agence Nationale Erasmus+/Indire pour soutenir les frais de :

• voyage
  Pour le calcul de la contribution, le kilométrage est pris en compte, mesuré à l’aide du calculateur dédié, entre le siège de l’Université et celui de l’établissement d’accueil
  accéder au calculateur
• séjour, dans la destination assignée, jours de voyage inclus

La procédure de mission institutionnelle permet, si nécessaire, de demander une avance allant jusqu'à 75 % du montant dû.

Pour l'attribution des mobilités, il est nécessaire d'effectuer une sélection. À cet effet :

• l'Università per Stranieri di Perugia publie un appel à candidature, invitant les personnes intéressées à soumettre leur demande dans un délai prédéfini via l'application ProErasmus
• une commission évalue les candidatures et dresse un classement de mérite
• le Recteur attribue les destinations demandées, ainsi que les bourses associées, jusqu'à épuisement des fonds disponibles

Uniquement si les attributions sont inférieures aux fonds disponibles, l'Università per Stranieri publie généralement un avis complémentaire, qui prend en compte l'ordre de présentation des candidatures éligibles ; ce qui permet l'attribution immédiate du flux de mobilité et de la bourse associée, dans la limite des fonds disponibles.

Avant de participer à la sélection, il sera nécessaire d’avoir déjà complété au moins une proposition d'enseignement à travers le document intitulé "Mobility Agreement". Un Mobility Agreement distinct est en effet requis pour chacune des destinations de mobilité d’intérêt.

Pour rédiger le Mobility Agreement, il faudra utiliser l'application ProErasmus, dans laquelle il sera nécessaire de saisir les informations obligatoires suivantes, par étapes successives :

• établissement d’accueil
• période de mobilité
• période d'absence du service
• ancienneté de service
• données relatives à l’établissement d’accueil (type d’institution, taille, contacts)
• programme de mobilité proposé (modalités d’organisation de la mobilité, langue de travail, objectifs généraux de la mobilité, valeur ajoutée, activités à réaliser, résultats attendus et impact)

La proposition sera examinée par le Directeur du département de rattachement, qui - dans le respect des échéances indiquées dans l’Appel - pourra :

• l’approuver, permettant ainsi de procéder à la soumission de la candidature pour cette destination spécifique
• en demander la modification
• la rejeter de manière motivée, auquel cas il sera possible d’en soumettre une nouvelle

Rappel : pour chaque destination, un Mobility Agreement distinct, validé par le Directeur du département de rattachement, est nécessaire.

Il est possible de soumettre une candidature à un Appel ou à un Avis de mobilité via l’application ProErasmus, accessible avec les identifiants institutionnels de l’Université.

Une fois connecté à l’espace dédié de ProErasmus, il sera possible de :

• valoriser une ou plusieurs propositions d’enseignement approuvées par le Directeur du Département de rattachement, en autorisant l’envoi de la candidature
• recevoir un e-mail confirmant la bonne complétion du processus
• recevoir enfin un e-mail à la fin de la procédure de sélection, pour communiquer le résultat

Lien vers ProErasmus

Il est tout d'abord nécessaire de informer l'établissement d'accueil de l'attribution de la bourse de mobilité ; à cet effet, il est possible d'utiliser le modèle suivant.

Notification d'attribution de la bourse de mobilité

La première étape administrative pour débuter effectivement la mobilité consiste à finaliser, via la plateforme ProErasmus et au plus tard sept jours avant le début de la mobilité (de préférence plus tôt), l’Accord financier de Mobilité Erasmus qui établit les droits et obligations des parties. Pour ce faire, il conviendra de :

1. accéder à la Phase D (gestion de la mobilité) puis à la Fonction C (accord financier) de ProErasmus
2. sélectionner le Mobility Agreement correspondant à la destination attribuée
3. saisir les données requises pour compléter l’Accord et activer la fonction « envoyer »
4. attendre que le personnel Erasmus complète le document dans les sections relatives au soutien financier qui vous revient
5. attendre l’e-mail de confirmation de disponibilité de l’Accord, généré et envoyé par ProErasmus
6. télécharger, signer et recharger dans la procédure l’Accord financier Erasmus

À l’issue de la procédure décrite ci-dessus, l’Accord sera signé par le Recteur et mis à votre disposition dans Titulus, accompagné d’une notification que vous recevrez par e-mail.

Après la signature de l’accord financier, il sera nécessaire d’initier la procédure de mission institutionnelle en temps utile, en accédant à la section dédiée depuis votre espace réservé sur le site institutionnel. La procédure est celle standard, mais il convient de prêter attention à certaines particularités importantes :

• Le mécanisme appliqué est le remboursement sur présentation de justificatifs, ce qui signifie que seules les dépenses dûment documentées seront remboursées ;
• dans la demande de mission, il faudra indiquer la raison de la mobilité, en précisant, selon le cas, l’objet suivant :
  • Enseignement Erasmus 2024-25 autorisé
  • Enseignement Erasmus 2024-25 autorisé, modalité GREEN
  • Enseignement Erasmus 2024-25 autorisé, avec départ anticipé et retour différé comme autorisé par l’appel à candidatures
  • Enseignement Erasmus 2024-25 autorisé, modalité GREEN, avec départ anticipé et retour différé comme autorisé par l’appel à candidatures

Une fois les formalités administratives liées à la finalisation des documents obligatoires (notamment le Mobility Agreement et le contrat financier) accomplies, il conviendra ensuite :

• de vérifier les procédures d'entrée et d'enregistrement dans le pays d'accueil (par exemple, visa d'entrée pour les citoyens non européens)
• de rechercher un logement
• de vérifier les services liés à l’assistance sanitaire à l’étranger, en souscrivant si nécessaire une assurance appropriée
• et enfin, d’acheter le billet de voyage

À votre arrivée, il vous appartiendra de vous présenter pour une première rencontre aux collègues de l’établissement d’accueil, qui, conformément à ce qui est défini dans le Mobility Agreement, vous permettront de réaliser les activités d’enseignement planifiées.

Une mobilité à l’étranger représente une occasion essentielle de développement professionnel et constitue, en même temps, une vitrine importante pour l’Université, permettant de faire connaître à l’international son offre de formation et d’attirer potentiellement des étudiants, des enseignants et du personnel en mobilité entrante. C’est pourquoi il est demandé aux participants aux actions de mobilité d’apporter du matériel d’information sur leur université et/ou de présenter leur institution d’origine lors d’événements dédiés ouverts à tous les participants. Lorsque de telles occasions de rencontre et de présentation mutuelle ne sont pas déjà prévues – par exemple dans le cas de mobilités individuelles – il est recommandé de consacrer une partie de son séjour auprès de l’institution d’accueil à des activités de promotion de l’Università per Stranieri di Perugia, en planifiant, à cette fin, avec les collègues de l’établissement d’accueil, des initiatives spécifiques de préférence également ouvertes aux étudiants. À cet effet, du matériel d’information (brochures, présentations) a été préparé pour être utilisé pendant la période de mobilité à l’étranger ; ce matériel est mis à votre disposition auprès du Service Erasmus et Mobilité Internationale.

Dans le cas où il serait nécessaire, pour des raisons survenues et en accord avec la partie internationale, de modifier la période de mobilité par rapport à celle définie dans le Mobility Agreement, il faudra préparer un nouveau Mobility Agreement. À cet effet, la procédure ProErasmus mettra à votre disposition la version précédente dans laquelle il sera uniquement possible d'intervenir sur la période de mobilité. Il conviendra donc de :

1. accéder à la Phase D (gestion de la mobilité) puis à la Fonction B (modification de la période de mobilité) sur ProErasmus
2. sélectionner le Mobility Agreement correspondant à la destination attribuée
3. modifier uniquement les champs relatifs à la période de mobilité
4. lancer la procédure d'approbation du nouveau Mobility Agreement, qui devra être finalisé en obtenant les autorisations déjà connues
5. téléverser le Mobility Agreement finalisé dans ProErasmus

Avant la fin de votre mobilité, nous vous suggérons de vérifier auprès de vos collègues de l’institution d’accueil les délais et les modalités de délivrance du certificat final de mobilité.

Le certificat final de mobilité Erasmus+ STA

Ce document est généralement délivré le dernier jour de séjour par l’institution d’accueil, sur des formulaires fournis par cette même institution ; dans le cas contraire, vous pourrez utiliser le formulaire standard de l’Università per Stranieri di Perugia.

Après votre retour de mobilité, vous devrez, en accédant à la Phase D (gestion de la mobilité) puis à la Fonction D (gestion et comptabilisation de la mobilité) sur ProErasmus, procéder à :

1. télécharger dans la procédure, au format PDF, le certificat final de mobilité délivré par l’institution d’accueil, dûment signé et si possible tamponné par le responsable de l’institution. Le certificat devra indiquer :

   - les dates effectives de réalisation de la mobilité ;

   - le nombre d’heures d’enseignement effectuées, en précisant si nécessaire les activités pédagogiques éventuellement ajoutées.

2. télécharger dans la procédure, au format PDF, le questionnaire d’évaluation EU SURVEY, auquel vous accéderez via le lien qui vous sera envoyé par la plateforme Beneficiary Module à votre adresse mail institutionnelle à la date de fin de mobilité indiquée dans l’Accord Financier ;
3. rédiger et télécharger, au format PDF, un rapport synthétique sur la mobilité effectuée, qui pourra être utilisé pour faciliter l’orientation d’autres mobilités sortantes vers la même destination (obligation facultative) ;
4. télécharger les justificatifs des dépenses engagées dans la procédure missions.

Pour obtenir le remboursement des frais engagés lors de la mobilité, il sera nécessaire de clôturer la procédure de mission institutionnelle en téléchargeant les justificatifs de dépense.